第一章 概 论
1.1 应用文的产生与发展
一、应用文的萌芽：原始社会后期。
二、应用文的产生： 殷墟甲骨刻辞，是迄今为止我国已知最早的文章，也是最早的应用文。 1898年，在河南安阳小屯村陆续发现了刻有文字的甲骨，考古学家称之为“甲骨文书”。 如：“王大令众人曰协田，其受年。”钟鼎铭文是刻在铜器上的文字, 其中贵族之间契约，是我国最早的私务文书。这类文章都是应用文。
三、应用文的发展
1、秦汉时期： 秦汉时期是应用文文体成型和文书制度确立的时期。
由李斯等制订的公文程式，对公文写作作了一系列规定，产生了“避讳”、“抬头”、“用印”等制度，这些都标志着公文应用文的成熟。 秦代的书、奏，是我国最早的上行公文。比如，李斯的《谏逐客书》。到了汉代，明确皇帝对臣下用诏、令、诰、制、戒、谕、教、檄；臣下对皇帝则用章、奏、表、议、策、疏；官府之间，平级官员之间用平行文种“移书”。“公文”的称谓在这一时期出现。 从司马迁的《报任安书》中，可以看出私人书信已形成明显的文体特点。
碑：是用于墓葬的碑文。
铭：在公务文书中用来表扬功德，而私人应用文则用来自儆自戒。
吊：是借伤悼古人古事而发感慨。如贾谊《吊屈原赋》。
2、 魏晋南北朝时期： 魏晋南北朝时期是应用文的自觉时期。
曹氏父子对应用文的发展，作出过重大的贡献。 曹操的《修学令》、《求贤令》；曹丕的《与吴质书》；曹植的《求自试表》等。 应用文理论成果也十分突出。曹丕的《典论 · 论文》，高度评价了文章的社会作用：“盖文章经国之大业，不朽之盛事。” 西晋陆机的《文赋》涉及更多的应用文体，并对文体的特点和写作规律作了更深入的探索。 挚虞的《文章流别论》是我国第一部针对应用文体的文体学专论。刘勰的《文心雕龙》是一部体大思精的巨著，奠定了我国古代应用写作理论的基础。
3、隋唐宋时期： 隋唐宋时期是我国应用文发展的高峰期。 隋文帝曾诏令“公私文翰，并宜实录”。李谔的《革文华书》强调了应用文的实用性。“古文运动”对应用文的发展和文风的转变也产生过巨大的影响。 北宋时期，在历史上首次出现了“应用文”一词。苏轼在《答刘巨济书》中曾说：向在科场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深为羞愧。
4、元明清时期：元明清时期是应用文稳定发展时期。应用文的文体分类更为详备，应用文各体趋于定型化。
四、应用文的变革与繁荣
1、辛亥革命至新中国成立前： 1912年2月南京临时政府颁布了《公文程式》，废除了几千年封建王朝沿用的公文体制，规定政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状五类七种，确立了新的体式。1916年7月，北洋政府公布的《新公文程式》，将公文文种增至13种，并规定：“凡处理公事文件曰公文”。这是我国应用文史上首次对“公文”概念作出的明确界定。1921年，中国共产党建立后的第一批公文，就是中共全国代表大会所产生的决议、纲领和宣言。 1931年，瞿秋白起草了《文件处理办法》。1942年，延安整风运动中颁布了《陕甘宁边区新公文程式》，推进了公文改革，毛泽东的《反对党八股》的报告，对公文写作产生了极为深远的影响。
2、新中国成立至20世纪末 1951年，中央人民政府颁布了《公文处理暂行办法》，为新中国公文体制的确立奠定了基础。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。1996年，中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》。 1999年，
国家质量技术监督局公布了《中华人民共和国国家标准· 国家行政机关公文格式》。2000年8月，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》。
1.2 应用文的涵义、特点、功用与分类
一、应用文的涵义。广义，应用文是除文学文体以外的各个文体，具有明确的实用性。狭义，是指党政机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中处理公共事务、私人事务时所使用的具有某种惯用格式和直接使用价值的文章。 应用文通常又称文书。 基本属性：工具性、直接的使用价值。
二、应用文的特点。
1、实用性：“实用”是应用文区别于其他文体的本质属性。应用文都是“因事成文”，都有极强的目的性和针对性。
2、工具性：应用文作为一种实用性文体，是行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务和社会公务服务的。
3、程式性：程式性主要表现为从文种的选用、约定俗成的语言习惯、规范化的行文格式和行文程序上，都有其相对固定的模式。
4、真实性 真实是应用文的生命。可谓“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”
5、时效性应用文的时效性包含时代性、及时性、作用时间的有效性三层含义。
三、应用文的功能
1、贯彻政策法规，处理各种工作事务
2、协调沟通，促进交流
3、维护社会正常秩序，保证社会安定
4、保证经济活动正常有序
5、凭据作用，资料价值
四、应用文的分类
1、分类的原则：遵循逻辑性、排斥性、层次性原则，同一层次的分类必须有一个统一的划分标准。
2、应用文的种类 消息、通讯
新闻文体 决议、决定、指示、意见、通知、通报
党的公文 公报、报告、请示、批复、条例、规定、
函、会议纪要
法定公文
命令(令) 、决定、公告、通告、通知、
行政公文 通报、议案、报告、请示、批复、意见、
函、会议纪要
非文
学文体 应用文体 事务文书 计划、总结、调查报告……
经济文书 合同、意向书……
专用文书 法律文书 起诉状、答辩状……
礼仪公关文书 请柬、祝辞……
学术论文
理论文体 思想评论
文学评论
……
1.3 应用文的主题
一 、应用文主题的涵义：指应用文所要全力表现并体现其意图、宗旨、目的的某种基本思想、基本观点和意向。
二、应用文主题的特点
1、客观性：主题与材料必须达到本质契合，体现出客观性的特征。
2、单一性：要求主题单一纯粹，即一文一意，每篇应用文只能表达一个意思。清代刘熙载《艺概· 经义概》：“凡作一篇文章，其用意俱要可以一言蔽之，扩之则为千万言。约之则为一言，所谓主脑是也。”
3、明晰性:主题要清晰明白，集中读者的注意力，使读者一看就明，不产生歧义。
三、确定应用文主题的方法。
1、按照客观实际情况，即从工作实践和生活实践中获取应用文的主题。
2、按照党和国家的方针、政策、法规或规章，确立应用文的主题。
四、确定应用文主题应遵循的原则1、正确 2、鲜明 3、集中
1.4 应用文的材料
一、应用文材料的涵义, 材料是作者为了写作的目的而搜集、摄取并写入文章的一系列事实或客观事理。素材是指作家、艺术家从社会生活中搜集到的尚未经过提炼加工的原始材料。 广义的题材，泛指文学作品描写的社会生活的某一方面内容。狭义的题材，指经过作家、艺术家的鉴别、选择、加工、提炼，写入文学作品中的材料。资料，一般是指理论研究、应用写作中所用的材料。
二、应用文材料的种类:
1、现实材料和历史材料 2、直接材料和间接材料
3、正面材料和反面材料 4、点上材料和面上材料
三、应用文材料的收集
㈠ 深入实际，调查研究:一是作者深入到业务工作的第一线，直接从事某项工作，在实际工作中收集大量的原始材料，包括切身的体会和感受；二是到业务工作的第一线去，有意识、有目的地观察、收集那些与写作有关的材料。 调查研究，是指作者深入到某个地区或部门，对某个问题进行调查、采访，从而收集第一手材料。 1、开调查会2、个别访问3、问卷调查4、由有关部门或委托人提供5、阅读和检索
㈡ 掌握阅读方法，积累有关资料1、精读法2、略读法3、快读法
四、应用文选材的基本要求
1、要围绕主题选择材料 2、要选择真实、准确的材料
3、要选择典型的材料 4、要选择新颖的材料
1.5 应用文的结构
一、应用文结构的涵义:结构是指文章的内部组织与构造，是选用材料表现主题的有序安排，是思路的物化。刘勰《文心雕龙》：结构就是“总文理，统首尾，定与夺，合崖际，弥纶一篇，使杂而不越者也。若筑室之须基，裁衣之待缝缉矣。”李渔在《闲情偶寄》中强调文章“结构第一”。李渔：“工师之建宅亦然，基址初平，间架未立，先筹何处建厅，何处开户，栋需何木，梁用何材，必俟成局了然，始可挥斤运斧。”
应用文的结构特点： 定型性、严密性、条理性。
二、应用文结构安排的原则 1、根据文种选择结构2、结构要素排列顺序化
3、注重结构的外在衔接4、在注重结构规范的前提下，适度创新
三、应用文结构的内容
㈠ 标题1、公文式标题 2、论文式标题3、新闻式标题 4、文种式标题
㈡开头1、概述式2、引用式 3、结论式 4、目的式 5、说明式
㈢ 主体1、文面形态:这种形态，有明显的外部形态标志，一般包括以下几种：
⑪小标题题 ⑫标序式⑬条目式 ⑭独段与分段式
2、应用文主体的逻辑形态，它是应用文的内在结构形态。 ⑪递进式 ⑫并列式 ⑬ 总分——分总式
㈣结尾⑪对全文的主题进行总结概括。⑫对全文的主题意义进行强调。 ⑬祈请式结尾。 ㈤落款 一般应用文的落款包括作者名称及成文日期。公文的落款包括发文机关名称、成文日期和印章。
㈥ 过渡和照应 1、过渡，指相邻层次、段落间的衔接、转换的形式和手段。
⑪给大段加小标题和数字。⑫在自然段之间用过渡词衔接。⑬用一过渡段连接上下文。
2、照应，是指文章中不相邻的层次、段落里的内容相互关照、呼应。
⑪文题照应 ⑫前后照应
1.6 应用文的语言
一、应用文语言的特点，语言是写作者与读者交流思想和感情的媒介物。但丁《论俗语》说：“语言作为工具对于我们的思想之必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合最好的思想。”1、语体以社会化的书面语体为主
2、关键部分常用规范化、模式化语言 ⑪领起语 公文模式（“由于……”、“为了……”，“根据……”、“遵照……”、“据查，……”）。总结模式（“在……下”）。礼仪文书模式（“欣闻……”、“惊悉……”等。）。 介绍证明文书模式（“兹有……”等）。⑫ 承起衔接语，开头部分与主体部分之间起承接作用的有：“为此……”，“特此……”，“现就……如下”，“鉴于此……”等。综述性的承启衔接语有：“综上所述”、“如前所述”、“总之……”等。⑬结尾用语，是表收束、祈请、指示、感谢、企盼、强调的语言。如“以上各项望……”、“当否，请……”、“以上意见如无不妥，请……”、“特此（通知、通告、报告、函达）”、“……为要”、“……为荷”、“……为盼”、“当否，请批示”、“此呈”、“恭请光临”等。⑭引据用语。如“兹就……”、“……收悉”等⑮称谓用语。自称用语： “本”、 “我”。对称用语：“贵”、“你”。他称用语：“该”、“他”。⑯表态用语。如“严禁”、“不得”、“禁止”、“同意”、“不予同意”、“暂不执行”。
3、句法上有特定或惯用的要求，从句类看，主要使用陈述句和祈使句，从句型看，较多使用无主句，从句子成分看，大量使用介宾词组作状语、定语成分；常用“非名词性”词语充当宾语；把动宾结构转换为偏正结构。
4、合理使用书面辅助语言，书面辅助语言可以使应用文的语言表述更为直观、简明。如图形、表格、符号、公式等。
二、应用文语言运用的要求1、准确 2、简明 3、朴实 4、得体
1.7 应用文的表达方式
表达方式是指运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。 常用的表达方式有叙述、描写、说明、议论、抒情五种。 应用文常用的表达方式主要是说明、叙述和议论。
一、应用文的叙述 叙述是有次序地叙说、介绍人物的经历或事物发展变化过程的表达方式。按叙述的顺序可分为顺叙、倒叙、插叙、补叙等。
1、顺叙 是指按事件发展的先后顺序叙述。
2、倒叙 是指先把事件的结局或最突出、精彩、有吸引力的地方提到前面叙述，然后按事
件的发生、发展顺序叙述。
3、插叙 在叙述过程中，由于内容的需要，暂时中断叙述的线索，而插入另一段有关的内容，然后再转回到原来叙述的线索中去，这种方法叫插叙。
4、叙述的人称
5、应用文叙述的特点①大量采用概括叙述，较少使用具体叙述。②应用文中的叙述强调平直，多采用顺叙，文中人称比较单一，且常常省去人称。③应用文的叙述常与议论结合运用，就事论事，以起到摆事实讲道理的作用。
二、应用文的议论 议论是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式。 ①常采用夹叙夹议、论说结合的形式。 ②常常简化论证过程，不写明推理环节，直接用判断句式表明立场、观点。 ③常常以正面论证为主，反面论证为辅。
三、应用文的说明 说明就是用简明的文字，对事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、规律、作用等，加以客观的解释和介绍。①定义说明；②分类说明；③举例说明；④比较说明；⑤数字说明；⑥图表说明；⑦引用说明。
第二章 公文写作基础
2.1 公文的概述
一、公文的含义。
㈠广义的公文 广义的公文是党政机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力和规范格式的文件材料，是依法行政和处理公务的重要工具。
㈡狭义的公文。 狭义的公文是由中央办公厅、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，即《条例》和《办法》颁定的18种党政公文。
㈢文书、文件和公务文书。文书，它是所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。
文件，从广义上说，它同文书一样，既可以指公务文件，也可以指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。从狭义上说，文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。公务文书，它指的是社会合法组织在公务活动中形成和使用的应用文。
二、公文的特点1、 有法定的作者2、有法定的权威3、有特定的效用4、有规范的体式
5、有规定的处理程序
三、公文的作用1、领导指导作用2、行为规范作用3、传递信息作用4、处理公务作用
5、凭证依据作用
四、公文的分类
㈠按使用范围分1、通用公文即党的机关公文和行政机关公文。2、专用公文，是专业部门根据专门工作的特殊需要而使用的、具有特定专业内容和格式的机关应用文。
㈡按发文机关所属组织系统分1、党的机关公文。即《条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2、行政机关公文。即《办法》规定的13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
㈢按行文方向：1、上行文2、下行文3、平行文
㈣按涉密程度分 普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文。
㈤按阅读范围分对外公开件、限国内公开件、内部使用件。
㈥按处理时限分 平件、急件和特急件。
㈦按公文来源分 收文和发文。
㈧根据处理方式分 阅件和办件。
㈨按公文的性质和作用分 领导指导性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、会议公文。
2.2 公文规范
规范指的是约定俗成或明文规定的标准。
一、文种规范（一）公文的文种 党政机关公文共有18种。（二）怎样选择文种 1、按照有关规定2、依据工作关系3、不越职权范围4、明确行文目的5、明辨文种异同（三）18种公文的适用范围1、命令（令）是一种带强制性要求的指令性公文。 2、指示 是一种带规定性和约束力的指挥或指导性公文。为党的高、中级机关使用。3、议案 是各级人民政府按照法律程序提请同级人大或人大常委会审议有关事项的公文。4、决定 是领导机关使用的指挥性公文。5、决议 党的机关和各级人大及其常委会用以议决事项。6、意见 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的党政公文。 7、公报 是党的机关公文，行政机关公文无此文种。8、公告是省部级以上领导机关、经授权的职能机关和执法机关才能使用的行政公文。9、通告规定性通告多由政府机关发布，周知性通告任何机关单位均可发布。党的机关公文无此文种。10、通知是现行公文中应用范围最广的公文。11、通报一般用于下发具有典范意义、教育意义、警戒意义和沟通信息作用的事项。12、报告是陈述性的上行公文，用于汇报工作、提供信息、辅助决策、反馈结果、凭证备查。13、请示向上级请求指示、批准。14、批复针对下级的请示而作的指导性下行公文。15、条例是党内法规，行政机关公文中无此文种。16、规定是党的机关公文，行政机关公文无此文种。17、函兼有平行、下行和上行三种行文方向，以平行为主。18、会议纪要是一种下行公文，有时也可平行。主要作用是通报会议精神、统一认识、指导工作。
二、公文行文规范 行文就是公文的制作和发送。行文规范就是行文所必须遵循的规矩和准则。（一）公文的行文关系1、隶属关系2、指导关系3、平行关系4、不相隶属关系
（二）公文的行文方式 行文方式指机关、单位行文时采取的传递层次的形式。 1、逐级行文2、多级行文3、越级行文只有在下列特殊情况下，才能越级行文：①特别紧急的情况，逐级上报下达会延误时机造成重大损失；②多次向直接上级机关请示而长期未予解决的问题；③上级机关交办并指定越级上报的事项；④检举控告直接上级；⑤直接上下级机关发生争议且无法解决的问题；⑥需要直接询问、答复、联系的具体事项；⑦反映或处理不涉及直接上级或直接下级机关职权范围的偶发事件或问题。※除检举控告直接上级机关之外，越级行文均应抄送被越过的机关。4、直接行文
（三）公文的行文规则1、按职权范围行文的规则2、党政分开行文的规则3、联合行文的规则4、职能部门行文的规则5、协商一致的规则6、抄送的规则7、请示行文的规则8、党委各部门行文的规则9、行文精简的规则10、在媒体上刊布公文的规则11、不符合规则予以退回的规则
三、公文办理规范
（一）收文办理规范1、签收 签收指收到公文并在来文方的送文簿、送文回单或送文收据上签字或盖章。2、登记 登记指记载来文收进、运转、处理的情况。3、审核 收到下级来文后，文秘部门应予审核。4、拟办 指秘书部门、相关业务部门对需要办理的来文提出处置办理意见，供机关领导人作处置决定时参考5、批办指机关或部门领导人对来文提出决断性的处置原则和方法。6、承办指由职能部门或有关工作人员具体承接办理公文内容所涉及事务和问题7、催办、查办指秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。
（二）发文办理规1、草拟即撰写公文草稿。2、审核即对发文稿的审查核定。3、签发即机
关领导人对发文稿作出同意发文的批注。4、复核公文正式印制前应由文秘部门进行复核。
5、缮印即以签发的定稿为依据，经过缮写、印刷等方式制成正式文件的过程。6、校对 即以定稿及格式要求为标准，对缮印的校样从文字、标点符号、图表、标记、格式到版式
（三）公文办结规范 1、立卷指将办理完毕并有保存价值的公文收集齐全后，按一定的标准进行分类，然后按其一定的特征与联系组合成案卷。2、归档指把按规定组合好并已编目的案卷交给档案部门。3、销毁凡是没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。
★附注：党的机关专用公文5种：决议、指示、公报、条例、规定。
行政机关专用公文4种：命令（令）、公告、通告、议案。
党政机关公用公文9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议
纪要。
2.3 公文的稿本及生效条件
一、公文的稿（一）草稿是公文正式签发、生效前的未定稿。 常见的草稿有：
①讨论稿 ②征求意见稿③修改稿 ④代拟稿⑤送审稿 ⑥草案 （二）定稿是经过审核、签发或会议正式通过的最后完成稿。是制作公文正本的标准依据，已具备正式公文的法定效力。 （三）正本是严格按照定稿制作的发给主送机关的正式公文文本。（四）存本从印制的正本中留取的、用于存档备查的文本。（五）副本①用于抄送的副本。②用于传阅的副本。③经发文机关批准或授权而翻印复制的副本。④誊抄本。⑤翻本。（六）试行本是发文机关认为该文件尚不够成熟，须经实践检验再修订完善，但为目前实际工作之需而试验推行的文本。（七）暂行本指在一定时期内暂时推行的尚待完善的文本修订。（八）修订本是对已经发布生效的公文进行修改后再行发布的文本。
二、公文生效的条件（一）必须依法行文①公文作者必须是依法建立并具有法定职权的社会组织；②公文作者必须在职权范围内行文，不能越权行文；③公文内容不得与党纪国法及上级机关的有关公文相抵触，而且应与平级机关的有关公文协调一致；④公文文种应依据《条例》和《办法》及有关规定选定。（二）必备的生效标志不能缺少①公文必须标明成文时间或生效日期；②除会议纪要和报刊上发布或印制有特定版头的普发性公文以外，都必须加盖公章。（三）必须履行法定程序与审批手续①一般公文须经领导人审核签发；②联合行文须履行完整的会签手续；③法规规章性公文、重要的领导指导性公文，在起草审核后通常应交发布机关的正式会议通过，再由负责人签署发出； ④按规定须呈上级机关审批或上报备案的公文，不得擅自行文。
2.4 公文的格式
公文的格式是指公文各组成部分（即各要素）及其在载体（公文纸张）上排印的规范位置。
一、文头（眉首）部分位于公文首页红色间隔线之上，主要有六个项目：1、份号（选择项目）是同一公文正本的印制份数的序号。用6位阿拉伯数字标识，不足6位的用“0”补齐，顶格标识在版心左上角第一行。2、秘密等级和保密期限（选择项目）用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。凡属国家秘密的公文，应在汉字标明的密级之后加上“★”，后面再标明保密期限。如“绝密★25年”、“秘密8个月”。保密期限为长期的，则标注为“★长期”。 3、紧急程度（选择项目） 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。 若同时标识秘密等级，则标注在秘密等级之下。4、公文版头（指定项目）公文名称，居中套红排印于公文首页上方，用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，但一般应小于22mm ×15mm 。 ①发文机关全称或规范简称加“文件”组成（俗称“大版头”） ②发文机关名称后加圆括符，括符内填入具体文种名称（俗称“中版头”）③只标明发文机关名称（俗称“小版头” 5、发文字号（指定项目）是发出文件的代号。 位于版头下空两行，用3号仿宋体字，居中排印。 发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺序
号构成，如“渝委［2004］29号”。重要文件应有第三字“发”。若机关所发公文较多可用第三字代表公文性质、文种。如“渝府批”。联合发文，一般只标明主办机关的发文字号。6、签发人（选择项目）指机关核准并签发公文的领导人。凡属上行文都应在与发文字号并列的右端标印签发人姓名（此时发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字）；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。文头部分的结束标志是发文字号下方的间隔线，为红色细实线，党的机关公文的间隔线中央嵌有一五角星。
二、主体部分1、标题（指定项目）位于公文首页间隔线之下，用2号小标宋体字居中排印。
2、主送机关（多数情况下为指定项目）位于标题下空1行，左顶格用3号仿宋字标识。3、正文（指定项目）位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，字体字号同主送机关。4、附件（选择项目）在正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和附件的名称。附件左上角第一行顶格标识“附件”字样。5、成文时间（指定项目） 成文时间一般标注在发文机关署名之下。行政公文的成文时间用小写汉字标识，如一九九九年八月二 十五日；党的机关公文的成文时间用阿拉伯数字标识，如1999年8月25日。 法规性文件或经会议讨论通过的公文，以及不标明主送机关的公文和采用了全称标题写法的公文，其成文时间用阿拉伯数字书写，括入圆括号中置于标题之下。6、印章（多数情况下为指定项目）联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章，联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章均应用红色。单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字。加盖印章应距正文2—4毫米，端正、居中，下压成文时间。 当印章下弧无文字时，以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，以印章中心线压在成文时间上。联合行文需加盖两个公章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，而印章均压成文时间； 加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前。 每排最多排3个印章，最后一排如盖一或两个印章，均居中排布，印章之间均不可相交或相切。 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间7、附注（选择项目）位于成文时间下一行，居左空2字加圆括符用3号仿宋字标识。
三、版记部分 1、主题词（选择项目） 位于公文末页下端，用3号黑体字左顶格标注。①一份公文的主题词至少2个，最多不超过5个；②主题词之间不加标点符号，空一格为距；③标引顺序为先标类别词（如“工业”），再标反映公文内容的类属词（如“冶金”），最后标反映公文文种的类属词（如“通告”）。2、抄送（选择项目）位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发时间（选择项目）标注在抄送栏之下（无抄送机关在主题词之下）；印制部门左空1字、印发日期右空1字。
四、公文用纸、印装格式
（一）公文用纸格 1、公文用纸幅面尺寸 一般采用国际标准A4(长297mm 、宽210mm) 。
2、图文区尺寸图文区尺寸为：长270mm 、宽175mm3、页边尺寸
上白边（天头）尺寸为：37mm ±1mm 左白边（订口）尺寸为：28mm ±1mm 版心尺寸为：156mm ×225mm(不含页码）
（二）公文印装格式1、文字排版要求 公文正文用仿宋字从左至右横排，每页22行，每行28字。2、字体字号要求版头一般用小标宋体字套红印刷，字号最大不能≥22mm ×15mm 。大标题一般用2号小标宋体字。小标题、密级、时限、主题词用3号黑体字。发文字号、签发人、主送机关、抄送机关、附件、发文机关、成文日期、附注、印发范围、印制版记以及正文均用3号仿宋体。3、装订要求公文一律左侧装订，不能订压图文。
第三章 党政公文写作
3.1 命令（令）、指示
一、命令（令）“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”的公文。
（一）命令（令）的特点：1、内容的权威性2、制发机关的规定性3、文体的简明性
（二）命令的种类1、公布令 2、行政令 3、任免令4、嘉奖令
（三）命令的写法 1、标题 一是发文机关或领导人职务＋文种； 二是发文机关＋事由＋文种。2、编号 从本任领导人或本届政府任期开始，编流水号，至本届任期结束。 数字用汉字书写在标题正下方，如第三十二号。3、主送机关 4、正文 由发布对象、发布依据、发布决定和执行要求等组成。 5、落款 多数命令以机关负责人的名义落款。
二、指示 党的机关“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”的公文。
（一）指示的特点：1、行文的权威性2、内容的指导性3、要求的约束性
（二）指示的写法1、标题 通常使用完全式标题，即发文机关＋事由＋指示。2、主送机关有主送机关的指示，采用逐级向下行文的方式；省略主送机关的指示，采用向下多级行文或直达人民群众的行文方式。3、正文一般分为指示缘由、指示事项和执行要求。
（三）命令与指示的区别 相同：都属于指挥性下行公文，发布的机关级别都较高，内容的约束力都较强。不同：1、发文机关范围宽窄不同2、约束力程度不同3、内容、作用和篇幅不同
3.2 决定、决议、意见
一、决定 “适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项”的公文。
（一）决定的特点：1、事项的重要性2、很强的约束力3、行文的严肃性
（二）决定的种类1、批准或修改文件的决定2、做出重要决策和安排的决定3、奖惩决定
（三）决定的写法1、无主送机关 结构包括标题和正文两部分，成文时间加括号标注于标题下方居中位置。2、有主送机关 结构包括标题、主送机关、正文和落款四部分。重要决策的决定，其正文通常由决定缘由、决定事项两部分构成。用“特作如下决定”过渡。
二、决议 党的机关“用于经会议讨论通过的重要决策事项”的公文。
（一）决议的种类1、审批性决议2、决策性决议
（二）决议和决定的区别 二者都是下行公文，所批准确定的都是重要事项。
1、形成过程的区别2、内容和写法上的区别3、使用频率上的区别
（三）决议的写法1、标题一般采用完全式标题，即发文机关（或作出决议的会议名称）＋事由＋决议。2、题注 用以标注会议通过时间和会议名称，加圆括符置于标题下方3、正文
三、意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。
（一）意见的特点1、行文的灵活性2、内容的针对性
（二）意见的种类1、建议性意见2、规定性意见3、指导性意见
（三）意见的写法1、包括标题、主送机关、正文和落款；2、包括标题、题注和正文，题注通常标注成文时间。正文通常包括开头和主体。
3.3 条例、规定
一、条例 “用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”的公文。
（一）条例的特点1、制发机关的特定性2、内容的稳定性和强制性
（二）条例的种类1、党内条例2、法规性条例
（三）条例的写法1、标题A 、完全式标题，即发文机关＋事由＋条例；B 、省略发文机关的标题，即事由＋条例。2、题注 3、正文
①三则式 第一章为总则；中间若干章为分则；最后一章为附则。②条列式 条例写作的
特点：有条有例、条前例后、以条为主、正反相成。
二、规定 党的机关“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”的公文。
（一）规定和条例的区别 相同点： ①同属于党内的法定公文，都可用来制定党规党纪。 ②都有特定的制发机关。不同点：①制发机关级别有所不同。②内容的重要性有所不同。 ③约束力大小不同。
（二）规定的种类1、党内规定2、法规性规定
（三）规定的写法正文格式有三种：①三则式；②条列式；③层次式。
一般包含：开头说明制定该规定的目的、依据；主体对有关问题作具体规定，并说明违规的惩处办法；结尾交代适用范围、解释权限、制订实施细则或办法的权限、生效日期。
3.4 公报、公告、通告
一、公报 党的机关“用于公开发表重要决定或重大事件”的公文。
（一）公报的特点1、受众的广泛性2、内容的重要性3、较强的新闻性4、制发机关的特定性（二）公报的种类：1、会议公报2、新闻公报3、统计公报（三）公报的写法 1、标题①完全式标题；②会议名称＋文种。2、题注3、正文①会议公报一般包括会议基本情况、会议主要内容和主要精神三部分。②新闻公报分导语和主体两部分。③统计公报 一般分为前言和主体两部分。
二、公告 立法、行政机关“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文。
（一）公告的种类1、法定事项公告2、重要事项公告3、任免公告
（二）公告的写法1、标题 最常见的标题是：发文机关＋公告。2、正文公告缘由、公告事项和结束语。结束语通常用“特此公告”、“现予公告”等。
三、通告 “适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”的公文。
（一）通告的种类1、法规性通告2、事项性通告
（二）通告的写法 结构一般由标题、正文、落款组成。多数采用完全式标题。正文由缘由、事项、结束语组成。许多通告不写结束语，而以事项部分的最后一句“本通告自发布之日起施行”或“本规定由××负责解释”兼具结束语作用。
（三）通告和公告的异同 相同点：1、都是下行公文，都属行政公文，都有一定的强制性和指挥性。2、都有公开性的特点3、都有知照性的特点 不同点：1、内容特点不同2、公布范围不同3、发布机关的级别不同
3.5 通知、通报
一、通知 “适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文
（一）通知的特点：1、使用不受机关级别限制2、功能多样化3、使用频率高
（二）通知的种类1、发文通知 2、指示性通知 3、事务性通知4、任免通知
二、通报 “适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况”的公文。
（一）通报的特点1、典型性2、启示性
（二）通报的种类1、表彰性通报2、批评性通报3、情况通报
（三）通报的写法 包括标题、主送机关、正文和落款四部分。
正文分为通报缘由、通报事项和结尾。 1、通报缘由①表彰性通报 ②批评性通报③情况通报2、通报事项3、结尾
3.6 报告、请示、批复
一、报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”时使用的公文。
（一）报告的种类1、工作报告2、情况报告3、答复报告4、报送报告
（二）报告的写法 报告由标题、主送机关、正文和落款组成。
二、请示 “适用于向上级机关请求指示、批准”时使用的公文。
（一）请示的分类1、请批性请2、请转性请示
（二）报告与请示的区别二者都是上行文，撰写中都要注意陈词恳切、语气谦恭。1、作用与目的不同2、制发时机不同3、内容结构不同4、行文要求不同
（三）请示的写法 1、请示的标题 通常由“发文机关＋请示事由＋请示”构成2、请示的正文 ①请示缘由 请示缘由之后一般用“现就××问题请示如下”或“特作如下请示”过渡，引起下文。 ②请示事项 ③结束语 请批性请示通常用“以上请示妥否，请批示”或“特此请示，请批复”等。 请转性请示用“以上请示如无不妥，请批转……贯彻执行”等。
三、批复“适用于答复下级机关的请示事项”的公文。
（一）批复的特点 1、单一性2、指示性3、时限性
（二）批复的种类1、指导性批复2、具体性批复
（三）批复的写法1、标题2、正文①引语（批复引据）引述来文标题及发文字号，后加“收悉”二字。②主体批复意见和批复要求。③结束语 常用“此复”或“特此批复”结束。
3.7 函、会议纪要、议案
一、函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文。
（一）函的特点1、内容简明2、应用范围广
（二）函的种类 从形式上分为：发函与复函或来函与复函。
从内容上可分为：1、告知函2、询问函3、商洽函 4、委托函5、请求批准函
（三）函的写法标题中，常出现“商洽”、“商请”、“请求”等词语。主送机关通常用全称或规范化简称。1、发函的正文，由发函缘由、发函事项和结束语构成。结束语用“专此函达”（告知函）；“特呈函，盼予函复”（询问函）；“可否，请予研究函复”（商洽函）；“特呈函，请予批准函复”（请求批准函）。2、复函的正文包括引据、答复事项和结束语。引据一般引用来函（标题和发文字号）后加“收悉”二字。 结束语用“此复”、“特此函复”等。
二、会议纪要 “适用于记载、传达会议情况和议定事项”的公文。
（一）会议纪要的特点1、纪实性2、概括性3、理论性
（二）会议纪要的种类1、工作会议纪要2、办公会议纪要3、座谈会纪要
（三）会议纪要的写法1、标题 ①机关名称＋会议名称＋纪要 ②会议名称＋纪要③双标题式。2、正文①开头②主体③结尾
三、议案“用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”的文种。
（一）议案的特点：1、行文方向的固定性2、内容的建议性和重要性3、提出的时限性 ★议案和提案的区别：1、议案是行政公文，提案不是。2、议案用于各级人民代表大会或其常委会，提案用于各级政协会议和企业职工代表大会。3、议案一经审议通过，即具有法律效力，提案不具备法律效力。
（二）议案的写法1、标题2、主送机关 3、正文由议案缘由（案据）、提请审议事项（方案）、提出审议申请（结束语）构成。4、落款
第四章 机关常用事务文书的写作
4.1 计 划
一、计划的涵义和作用
（一）计划的涵义
计划是机关、团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先做出安排时使用的文书。规划、纲要是带有全局性、长远性和方向性的计划，其中纲要更原则、更概括。设想、打算是指初步的、预备的、或者非正式的计划。方案是指专项工作的、专业性比较强的、比较周密的具体计划。要点是指一种粗线条式提纲式的计划。工作意见是上级对下级就某一阶段的工作提出指导性或建议性的计划。
（二）计划的作用1、贯彻党的路线、方针、政策2、领导和指导工作3、建立正常工作秩序，提高工作效率4、检查工作、总结经验
二、计划的种类1、按范围分：国家计划、系统计划、部门计划、单位计划等。2、按时间分：长期计划、短期计划。3、按内容分：工作计划、生产计划、教学计划、科研计划等。
4、按效力分：指令性计划和指导性计划。5、按形式分：文字表述式计划、表格式计划、表述表格结合式计划。
三、计划的特点 1、明确的目的性 2、科学的预见性3、执行的约束力4、实施的可塑性
四、计划的写法1、标题一般由计划单位名称、时限、计划内容、文种组成。
如《××学院1998年函授学习计划》。也可由单位名称、事由、文种或时间、事由、文种组成。如《××市货币分房方案》。 2、正文①前言②主体由计划的目标、措施、步骤构成，称计划的“三要素”。③结语3、落款
五、撰写计划的要求1、要有全局观点2、要切实可行，留有余地3、要听取群众的意见 4、要明确具体，便于执行和检查。
4.2 总 结
一、总结的涵义和作用
（一）总结的涵义 总结是机关、团体、企事业单位对前一阶段的工作进行回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的一种事务文书。
（二）总结的作用1明确得失，提高水平2、加强管理，指导工作3、互通情报，彼此借鉴
二、总结的种类 1、按性质分：综合性总结和专题性总结2、按内容分：工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结 3、按范围分：个人总结和集体总结4、按时间分：
年度总结、季度总结、月度总结。
三、总结的特点1、客观性和回顾性相结合 2、科学性和理论性相结合 3、叙述性和议论性相结合
四、总结与计划的关系计划是在工作之前对所作工作的打算，总结是在工作结束以后对计划完成情况的鉴定。1、计划和总结是相互联系、不可分割的2、计划和总结是相互促进，不断提高的
五、总结的写法
（一）标题1、公文式 ①单位名称＋事由＋时间＋文种如《重庆市1998年度市政建设工作总结》 ②单位＋事由＋文种如《重庆大学关于开展读书活动的总结》 ③事由＋文种 如《关于财政收支情况的总结》 2、新闻式 ①单标 如《我局开展优质服务竞赛活动的回顾》。 ②复式双标题如《挖潜力、促效益、补损失——××厂1998年度工作总结》。
（二）正文1、前言①概述式②结论式③提示式④提问式⑤对比式2、主体①基本情况概 ②成绩与经验③问题与教训④今后的设想和努力方向
4.3 调 查 报 告
一、调查报告的涵义和作用
（一）调查报告的涵义是各级党政机关和单位团体根据特定的目的，对某件事情或某种情况进行调查研究而写出的反映客观事实和作者看法的书面报告。调查报告的三要素：1、周密的调查2、实事求是的研究3、准确完善的表达
（二）调查报告的作用1、反馈可靠信息，提供科学决策2、推广先进经验，促进工作发展
3、澄清事实真相，回答社会问题4、克服官僚主义，培养求实精神
二、调查报告的种类1、按性质分：综合性调查报告、专题性调查报告。2、按内容分：反映情况 的调查报告、总结经验的调查报告、揭露问题的调查报告。
三、调查报告的特点1、明确的目的性，强烈的针对性2、尊重客观事实，用事实说明问题 3、揭示事物的本质规律 4、体现时代精神，有较强的时效性
四、调查报告和总结的区别 二者都要在调查研究的基础上反映新情况、新经验、新问题，揭示出一些带规律性的东西，用以推动工作 。1、对象不同 总结的对象是自身，调查报告的对象是他人。2、目的不同 总结的目的是肯定成绩，找出缺点，总结经验教训；调查报告的目的是调查事实，弄清情况，抓住典型。3、侧重点与材料不同 总结注重主观性，主要靠平时积累；调查报告突出客观性，主要靠调查采访。4、表达不同总结 用第一人称，一般是说理与叙述并重；调查报告用第三人称，一般是叙述多于说理。
五、调查报告的写法
（一）标题 1、公文式标题一般都使用 “关于……的调查报告”的标题形式。如《关于白云山制药厂挖掘人才的调查报告》2、新闻式标题 ①单标题②双标题
（二）正文1、前言①简述式②按语式③提问式2、主体3、结尾
五、调查的方式方法（一）调查的方式①开座谈会②个别访问③现场观察④查阅文献⑤问卷调查⑥网上调查
（二）调查方法①普查 ②重点调查 ③典型调查 ④抽样调查
4.4 简 报
一、简报的涵义和作用
（一）简报的涵义 是党政机关、人民团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的一种机关事务文书。
（二）简报的作用1、汇报作用2、指导作用3、交流作用
二、简报的种类 1、会议简报 2、工作简报 3、情况简报 4、专题简报
三、简报的特点1、真，即真实可靠。 2、新，即内容新颖。 3、快，即迅速及时。 4、简，即简明扼要。 5、密，即具有保密性。
四、简报的编写格式 1、报头 一般占首页的三分之一，通常由通栏红线与报身分开。 2、报身 由标题、导语、正文和结尾组成。 3、报尾 由两条通栏平行线示明。
五、简报的写法
（一）标题1、直述法 如《我市住房分配货币化》。2、提问法 如《他们是怎样抓好内部管理，走上成功之路的？》3、复式法 如《轰轰烈烈，扎扎实实——我院举行庆祝“七一”暨表彰先进大会》。 4、形象法 如《医疗费的使用也不能吃“大锅饭”》。
（二）正文1、导语2、主体3、结尾
4.5 会议讲话稿 述职报告
一、会议讲话稿
（一）会议讲话稿涵义和种类1、会议讲话稿的涵义 是各级党政机关和单位的领导人因工
作需要，以组织或个人名义在会议上所作讲话的文字稿。 2、会议讲话稿的种类 ①规范式的会议讲话。 ②灵活式的讲话稿
（二）会议讲话稿的特点 1、遵命性 2、制约性 3、确定性4、时间性
（三）会议讲话稿的写法 1、标题①讲话者＋会议名称＋文种 ②会议名称＋文种③正副标题式 ④单标题2、签署在标题之下，注明会议的时间，并加括号，在括号下面写明讲话者的姓名。3、正文①称谓②开头③主体 ④结尾
二、述职报告
（一）述职报告的涵义和作用1、述职报告的涵义是担任领导工作的人员及专业技术人员接受考核，向有关方面所作的陈述自己在一定时期内履行岗位职责及能力、才干、业绩、称职与否等情况的应用文。2、述职报告的作用①考核评估干部②提高自身素质③接受群众监督
（二）述职报告的种类1、根据述职人员的职责分为：党政机关领导人的述职报告、企事业管理人员的述职报告2、按任职时间、范围分为：年度述职报告、任期述职报告、阶段述职报告。
（三）述职报告的特点1、内容的规定性2、实绩的呈现性3、功能的考评性4、形式上的口述性
（四）述职报告的写法1、标题①直接用文种表示标题②文章式标题③公文式标题④新闻式双标题2、称谓3、正文 ①引言 概述述职者的基本情况。 ②主体具体汇报主要做了哪些工作，尤其要突出创造性、开放性的工作。③结尾 写明工作中的失误和存在的问题，并分析原因，提出改进的意见、措施或设想。4、落款
4.6 感 谢 信 贺 信
一、感谢信
（一）感谢信的涵义是感谢对方的关心、帮助、馈赠、祝贺、勉励以及表示敬佩心情而写的一种书信。
（二）感谢信的写法 1、标题 2、称谓 3、正文 4、结语 5、署名和日期
二、贺信
（一）贺信的涵义 是机关、团体、单位或个人向有关方面表示祝贺、赞颂的一种书信。
（二）贺信的写法1、标题 在第一行正中写“贺信”二字。2、称谓 3、正文 4、结语 5、署名和日期
4.7 启 事 海 报 声明
一、启事 是单位或个人需要公开告知、说明某事，或希望大家协助办理某项事情时使用的一种文书。
（一）启事的种类1、征招启事 如招聘、招标、招生、招领、征稿、征订、征集、征婚等。
2、声明启事 如遗失、作废、聘请、辨伪、迁址、更名、更正、开业、停业等。 3、寻找启事 如寻人、寻物等。
（二）启事的写法 1、标题 ①文种作标题 ②启事类别加文种 ③单位名称、事由加文种
2、正文 3、署名及日期
二、海报
（一）海报的涵义 是机关、团体向广大群众报道或介绍某一消息、活动时使用的一种文书。“海报”的名称起源于上海。
※人们习惯把职业性的戏剧表演界称为“海”，从事职业性的戏剧表演称为“下海”，作为剧目演出信息的招贴物，叫“海报”。
（二）海报的写法1、标题写在正文上方正中，字体大而醒目。2、正文写明具体内容及时间、地点、注意事项等。3、署名和日期
三、声明
（一）声明的涵义 是国家、政府、党派、团体、单位或个人，就某一问题或事件表明立场、观点、态度或主张而发表的文书。
※由两个或两个以上的国家、政府共同发表的声明称为“联合声明”或“共同声明”。
（二）声明的写法1、标题 ①文种作标题 ②由声明的性质和文种组成 ③单位名称和文种组成 ④单位名称、事由和文种组成
2、正文 3、署名和日期
※比较庄重的声明，在标题之下写发表声明的时间，外加括号。
4.8 信 息 慰 问 信
一、信息
(一) 信息的含义与作用 信息是记载、传递新资讯、新知识的文书。其作用是：帮助社会组织传递、接收、贮存、利用各种各样情报资讯。
(二) 信息的特点与种类1、信息的特点（1）客观性（2）功利性（3）时效性2、信息的分类（1）按范畴分 经济信息、文化信息、政务信息等等。（2）按规模分 单一型信息(简要信息) 和综合型信息两类； 或分为宏观信息、微观信息两类。（3）按流向分 输入信息、输出信息及反馈信息。
(三) 信息的写法（1）标题 （2）导语 （3）主体 （4）背景 （5）结尾
(四) 信息写作注意事项 1、把握信息与简报的区别 相同：同属信息报道体文书，写法都相似于新闻消息。 不同：（1）简报只能在组织内部传播，甚至具有一定的保密性；信息则可以广泛传播、社会共享。（2）简报刊载于组织内部刊物，是纸质文本；信息的传播方式灵活广泛。（3）简报是“准公文”，具有一定的公务效用；信息的效用则比较泛化。2、“唯利是图”精选材料 以功利价值尺度挑选信息材料，只选取对相关工作、事务“有用”的资讯、情报予以反映、传递。
二、慰问信
(一) 慰问信的含义与作用 以组织或个人的名义向对方表示慰问、鼓励的专用书信。
慰问信的类型：1、向取得成绩、做出贡献的集体或个人表示慰问。2、向遇到巨大困难、遭到重大损失的群众表示慰问。 3、节日对相关人员的慰问。慰问信有慰问作用，宣传作用，鼓励作用。
(二) 慰问信的写法1、标题2、称谓 标题下一行左端顶格写慰问对象的全称。3、正文 (1)慰问缘由 (2)详陈事由 (3)表达慰问4、结尾 “此致敬礼”、“敬祝节日愉快”、“祝你们取得抗灾斗争的最后胜利”等。5、署名和日期
(三) 慰问信写作注意事项1、注意区别相近文种2、根据行文方向确定语气
4.9 公 示 申 请 书
一、公示
(一) 公示的含义与作用 1、公示的含义 是指各级党政机关、企事业单位和社会团体将有关公共事务向广大群众和社会各有关方面公布，使其周知并征求意见和建议的文书。 2、公示的作用 公示是各种社会组织与人民群众及社会各有关方面之间密切联系的桥梁和纽带。
(二) 公示的特点与种类 1公示的特点 (1)政治性(2)公开性 (3)诉求性 (4)单纯性 (5)广泛性
2、公示的种类(1)按内容性质分类 领导干部任前公示、机构设置与有关事项公示、行政执法信息公示、机构服务与价格公示、工程项目与采购事项公示、评比检查活动结果公示等。(2)按发布载体分类 公告栏公示、大众传媒公示等。
(三) 公示的写作1、标题一般由发布单位名称＋公示内容＋文种名称组成；也可由公示事项＋文种名称构成。 2、正文（1）公示缘由 （2）公示事项（3）公示结语3、署名及日期
(四) 写作公示的注意事项 1、文旨单一，主干突出2、客观陈述，用语平实
二、申请书
(一) 申请书的含义 申请书是个人或集体向组织表达愿望，或向有关部门及领导提出某种要求时使用的一种文书。
(二) 申请书的写作1、标题2、称呼 3、正文 申请的缘由和具体事项。4、结尾与落款 结尾多为期复语，用语简洁地表明对回复和批准的期盼。
(三) 申请书写作注意事项1、要素齐全 三要素:申请的事情是必要的，申请的理由是充分的，申请的条件是具备的。 2、事由具体 3、语言简明
第五章 专用文书写作
5.1 自 荐 信
一、自荐信的涵义 是用来向组织或用人单位推销、介绍自己，以求得有关组织和用人单位接受或录用自己的一种专用书信。
二、自荐信的写法1、标题 2、称呼3、正文①写明自荐者的基本情况②自荐的事实③介绍自己的综合素质和能力④表明自我推荐的信心4、结尾
三、自荐信的写作要求1、要有明确的目标。2、介绍自己的情况应客观真实、实事求是。3、态度应诚恳谦虚，用语简要，注意礼貌用语。4、要扬长避短。
5.2 意 向 书 合 同
一、意向书
（一）意向书的涵义 是经济活动、生产活动、工作活动和日常活动中当事人之间开展业务达成的书面协议，是记载双方合作愿望或初步设想的备忘录性质的文书。
（二）意向书的特点 1、内容不具体2、不具备法律效力 3、体式简易
（三）意向书与合同的区别 意向书是合同的前奏 1、形成时间不同2、具体内容不同 3、效力不同
（四）意向书的写法1、标题一般由项目名称＋意向书构成 2、正文①前言A. 签订意向书的单位名称及主要代表人姓名，并注明简称甲、乙方。 B. 双方在何时何地就何问题进行了洽谈和探讨。 C. 写明当事人“一致同意在平等互利的基础上”达成某个方面的意向。 D. 还可写明签订意向书的目的。②主体 主要包括双方意向的主要内容。 ③结尾 “本意向书一式两份，甲乙双方各执一份。 3、签署
二、合同
（一）合同的涵义 是平等主体的自然人、法人、其他组织的当事人双方或数方为实现某种目的而共同商议订立、变更、终止民事权利义务并具有法律效力的文书。
（二）合同的种类1、按业务性质和不同内容分为：买卖合同；供用水、电、气、热力合同； 赠与合同； 借款合同；租赁合同； 融资租赁合同；承揽合同； 建设工程合同；运输合同；技术合同；保管合同；仓储合同；委托合同；行纪合同；居间合同。2、按合同的有效期限分为： 长期合同（有效期限在1年以上）短期合同（有效期在1年以内） 3、按书写形式分为： 条文合同、表格式合同、表格条文结合式合同。
（三）合同签订的注意事项 1、合同当事人可以是公民，也可以是法人或其他组织。2、合同的内容 ①当事人的名称或姓名和住所；②标的；③数量；④质量；⑤价款或报酬；⑥履行地点、期限和方式；⑦违约责任；⑧解决争议的办法。 3、合同的形式 4、要约、承诺
5、缔约过失
（四）合同法的基本原则1、平等、自愿原则。2、公平、诚实、实用原则。3、守法，不得损害社会公共利益的原则。4、依法成立的合同对当事人具有法律约束力的原则。
（五）合同的写法1、标题2、正文（1）写明订立合同双方的单位名称，代表人姓名（2）开头。“经双方协商签订本合同，共同遵守以下条款”，“根据《中华人民共和国合同法》的有关实施条件，经双方协商一致签订合同如下”（3）议定条款。 ①标的是合同双方当事人共同发生权利义务所指的对象。 ②数量和质量 ③价款或酬金 ④履行的期限、地点和方式⑤违约责任 ⑥解决争议的办法 ⑦其他条款 ⑧有限期限 ⑨文本份额与保存⑩附件3、署名 4、日期5、公证者
5.3 起 诉 状
一、起诉状的涵义 是当事人为了自身的合法权益，请求人民法院依法裁决的书面文件或诉状文书。
二、起诉状的特点 1、是针对对方当事人的侵权行为、违法行为或其他轻微犯罪行为而提起的诉讼文书。2、是因当事人受到不法损害而要求赔偿或请求法律保护其合法权益的诉讼文书。3、是在列举事实和具体法律依据的前提下，送请各级一审人民法院予以裁判的诉讼文书。
三、起诉书和起诉状的区别 起诉书是检察机关对刑事案件的犯罪嫌疑人依法向人民法院提起公诉的法律文书。 1、起诉状的作者是自然人或法人；起诉书的作者是国家检察机关。
2、起诉状提起诉讼的案件是以民事案件和行政案件为主；起诉书提起诉讼的只能是刑事案件。3、起诉状是维护公民或法人自身的合法权益不受侵害；起诉书是检察机关代表国家揭露和指控被告人的犯罪行为。
四、起诉状的种类1、民事起诉状2、刑事自诉状3、行政起诉状
五、起诉状的写法1、首部①标题②当事人的基本情况2、正文①请求事项②事实和理由
3、尾部
5.4 答 辩 状
一、答辩状的涵义 是刑事、民事、行政案件的被告人或被上诉人针对原告人的起诉状或上诉人的上诉状列举的事实与理由、请求，在法定期限内进行答复和辩驳的一种应用文。
二、答辩状的种类 1、民事答辩状 2、刑事答辩状3、行政答辩状
三、答辩状的写法1、标题 写明答辩状的性质和审级。刑事（民事、行政）答辩状；刑事（民事、行政）被上诉答辩状。如果属于答辩结合反诉的，写明“答辩及反诉状”。
2、答辩人身份等基本情况 3、答辩案由 ①一审答辩状。
“由于×××（原告）诉答辩人×××（案件性质）一案，现答辩如下”。
“你院××××年×月×日××字第××号送达诉状副本通知书及诉状副本收到，现就起诉状的所述各点答辩如下”。 ②二审答辩状。
“上诉人×××因不服××人民法院×年×月×日××字第×号刑事（民事、行政）判决，提起上诉，现就上诉状所述各点答辩如下”。
“接到上诉人××的上诉状副本，现答辩如下”。 ③提起反诉。
“接到原告（或上诉方）×××起诉状（或上诉状）副本，现提出答辩和反诉如下”。
4、答辩理由和请求5、结尾“此致××人民法院” 6、附项 写明本状副本份数，物证件
数，书证件数，证人姓名、住址。
5.5 调 查 问 卷 策 划 书
一、调查问卷
(一) 调查问卷的含义与种类1、调查问卷的含义 调查问卷是调查者根据调查目的与要求，设计出的由一系列问题、备选答案及说明等组成的向被调查者搜集资料的应用文。 2、调查问卷的种类 (1)按调查方法分 访问调查问卷、座谈会调查问卷、邮寄调查问卷和电话调查问卷等。(2)按填写方式分 自填式问卷和代填式问卷。
(二) 调查问卷的设计原则与基本结构 1、调查问卷的设计原则 (1)以调查目的为旨归
(2)表述应简明扼要、通俗易懂 (3)便于进行定量、定性分析 (4)确保所获信息量充足 2、调查问卷的基本结构(1)标题(2)前言 (3)主体 (4)结束语
(三) 调查问卷的写法1、问题项目的设计 (1)问题类型的确定①开放型问题不提供预设的答案，被调查者可以针对所提问题自由回答，没有任何限制。 ②封闭型问题 将问题的答案列出，由被调查者根据自己的意愿进行选择。 (2)问题排列顺序的确定①先易后难 ②符合逻辑 ③开题置尾 2、回答项目的设计 (1)两项选择法(2)多项选择法①单项选择型 ②多项选择型 ③限制选择型
(四) 调查问卷写作注意事项 1、提问应明确、具体2、用词要确切、通俗和避免歧义3、忌用冗长复杂的句子4、避免诱导性提问5、避免提敏感性问题 6、避免否定形式的提问
二、策划书
(一) 策划书的含义与作用1、策划书的含义 指对一定的行为、活动的目标、内容、实施方法、操作步骤等进行预先的分析、论证、设计、规划和评估的专用文书。
策划书的形成： 调查研究———策划创意———制定策划方案 2、策划书的作用 (1)行动指南 (2)评估依据 (3)参考文献
(二) 策划书的特点与种类 1、策划书的特点 (1)程序性(2)可行性 (3)创意性 2、策划书的种类 企业战略策划书、融资策划书、 管理策划书、市场营销策划书、广告策划书、公关策划书、 品牌策划书、形象策划书、 旅游策划书、新闻策划书、影视策划书、活动策划书等等。(三) 策划书的写法
1、策划书的内容要素一般包括8个要素，通常用“5W 、2H 、lE ”概括。What(什么) ——策划的目标是什么？Why(为什么) ——策划的依据是什么?Who(谁) ——策划者、策划的对象、策划实施者？Where(哪里) ——策划实施的地点?When(时间) ——策划实施的时间以及策划括动的日程安排?How(怎样) ——策划的方法、步骤和表现形式如何？
How much(多少花费) ——策划涉及的资源状况、预算情况？ Effect(效果) ——效果预测。
2、策划书的基本结构(1)封面 ①策划的名称 公文式标题，如《郑州市高校“小灵通”市场推广策划书》、《大连城市广场广告策划案》；正副标题，如《茶中岁月，水样情怀——“边城水恋”中国茶文化现场展示周末活动会企划操作方案》。 ②策划者③策划日期 ④策划书的编号 (2)正文 ①摘要 ②目录 ③幕划方案主体内容。
前言：简要说明策划项目的背景和经过
项目背景：是对活动背景的分析。是对调研结果的梳理、表述。
策划目标
策划主题及创意
策划实施的具体步骤
预算：预算一般包括行政开支和项目开支
前景预测
策划的关键环节
(3)附录 ①可供参考的文献与案例 ②备选方案③其他
(四) 策划书写作注意事项1、主题单一、项目精要 2、切实可行，备多用寡3、求真务实、切忌臆断4、版本不同、内外有别
5.6 申 论 毕 业 论 文
一、申论
(一) 申论的涵义与作用 1、申论的涵义“申论”原出于孔子的“申而论之”，本义为申述、申辩、论述、论证。 现代文书的申论，是一种针对有关材料进行引申论述的文本。申论写作是国家公务员录用考试中的一项笔试科目。2、申论的作用 申论的用途就在于应试。 “主要测查应试者对给定资料的阅读理解能力、分析归纳概括能力、提出和解决问题能力，以及文字表达水平”。
(二) 申论的特点1、所供材料具有通识性2、测试目标具有针对性 3、测试内容具有综合性
(1)考查应用能力(2)考查思维能力 (3)考查全面知识4、作答方式具有灵活性
(三) 申论的构成及写作原理 1、申论考试内容设计原理2、申论试题的内容结构 3、申论考试的答题形式 (1)概括问题 (2)提出对策 (3)申明看法 4、申论考试的解题环节和方法 (1)读解环节 对给定材料进行阅读、审视、分析、理解、把握，以确定材料反映的主要内容、主要观点、主要问题。 首先，审读材料要全面。 其次，要揣摩命题意图。 再次，要注意材料问题与社会热点的相互联系。(2)揭题环节 这一环节的任务是概括材料的主题。 (3)拟案环节 即提出对策的环节 (4)论证环节 进行论证是申论考试最重要的环节。
(四) 申论的写法
1、揭题部分的写作(1)考试要求 ①字数的限定 ②范围的限定 ③内涵的限定 ④角色的限定(2)解读方式①勾画主要词句 ②确定主干成分 ③组合语句反映主旨(3)揭题形式 可采用模式化的揭题形式：“总括句+分述句+道理”①总括句 用一句话对全文主要问题进行高度概括。 句式模型为：“这是一篇关于主语+事件1+事件2+事件3的文体。” 如：“这是一篇关于纯净水广告论战的报道。 ②分述句 将总括句中涉及的内容，分条列项地表达出来。
※环节分析法 如：“„这是一篇反映医药行业药价虚高情况的报道(总括句) 。„生产厂家的定价，中间商层层加价，医生或医院为了自己的利益给病人开高价药，病人购买高价药品(分述句) 。‟”
※参与方分析法 如：“„这是一篇关于中国的10家生产企业应对美方反倾销起诉取得成功的案例(总括句) 。‟„成本低廉的中国苹果汁进入美国市场，引起美方不满，美方提出反倾销调查起诉。中方积极应诉，充分发挥有利因素，赢得了诉讼的胜利，保护了中方苹果汁生产企业的利益(分述句) 。‟”
※链式分析法 如：“„这是一篇关于我国9家彩电企业结盟限价销售彩电的报道(总括句) 。‟„9家彩电企业深圳结盟之后，国家有关部门对此提出了质疑，专家认为价格联盟是变相垄断，消费者对此无动于衷，结盟商家内部意见也不统一，最终导致彩电限价失败(分述句) 。‟”
※类型分析法 如：“„这是一篇关于我国玩具市场的调查报告(总括句) 。‟„调查表明：我国的玩具消费拥有难以估量的发展潜力。家长望子成龙心切，愿意为孩子买更多的玩具。但调查还表明，我国的成人玩具市场基本是一片空白，到目前为止，还未出现专门生产玩具的企业，存在着巨大的商机。玩具的开发和销售面向成人，是世界玩具行业的新热点(分述句) 。‟”
※关键词分析法 对给定的材料进行概括，把材料中出现频率高的词语罗列出来，然后结合材料中的事实或观点把它们串联起来。
2、拟案部分的写作(1)考试要求 “用不超过350字的篇幅，提出解决给定资料所反映问题的方案。要有条理地说明，要体现针对性和操作性。” ①字数的要求 ②解题的要 ③方案的要求 (2)答题步骤 ①勾出要点 ②把握条件 ③提出方案 (3)答题方法 ①分层法 第一层次：转变观念，改变现有的……观念；通过……，树立 ……观念。
第二层次：建立……制度(体制) ……。
第三层次：加强……管理(具体行为) 。
②职能分类法 通常情况下，都是“企业应当做些什么”、“政府应当做些什么”、“法律做些什么”、“个人应当做些什么”的方式。 ③核心元素分析法 ④参与方分析 ⑤焦点问题分析法 3、论述部分的写作
(1)考试要求 “就给定资料反映的问题，用l200字左右的篇幅，自拟标题进行论述。要求中心明确，内容充实，论述深刻，有说服力” ①文体要求 ②论述内容③中心明确 ④内容充实 ⑤论述深刻 ⑥有说服力 ⑦具有规范性(2)写作步骤 ①抓住要点 ②提炼观点 ③选材布局④文字表述 (3)具体写法①标题的写法
陈述式标题： 可以揭示内容，如《关于MBA 的思考》；也可以表现主旨，如《加快“针对医院”的改革》、《要敢于和洋人打官司》、《“三讲”教育绝不允许走过场》设问式标题： 如《我们能承受多大的噪声？》②正文的写法 提出问题：要开门见山、简明扼要。一般采用材料中提供的事实材料或理论来提出问题。 分析问题：要有逻辑性，按照由此及彼、由表象到本质、由微观到宏观、由特殊到一般的方式进行。 解决问题：要紧承分析问题的步骤，前后要照应。
二、毕业论文
（一）毕业论文的涵义 是高校学生毕业之际在教师的指导下，运用所掌握的基础理论、专门知识和基本技能研究或解决本学科领域的某一具体问题，并以此为内容撰写而成的学术论文。
（二）毕业论文的特点与种类 1、毕业论文的特点 ①创见性 指论文作者的见解、观点具有独到之处，是在某一学科领域内对某个问题的研究有所发现、有所发展 ②客观性 首先，指毕业论文所研究的对象或问题必须是客观存在的。其次，指毕业论文应实事求是。 ③理论性 毕业论文所反映的对事物的认识必须是理性认识，并且以逻辑化的方式即概念、判断、推理(归纳、演绎等) 的形式予以严密表述。 上述三点综合起来，即所谓学术性。学术性是毕业论文的本质特征。2、毕业论文的种类 ①按内容划分 自然科学技术毕业论文； 社会科学毕业论文。 ②按对象和方法划分 理论型毕业论文：以通过理论分析得到的科研成果为内容撰写的毕业论文。观测型毕业论文：采用观察、考察等为主要研究方法，以所得的科研成果为内容撰写而成的毕业论文。 实验型毕业论文：采用实验为主要研究方法，以实验的内容或结果为内容撰写的毕业论文。③按学位划分 学士论文；硕士论文；博士论文。
（三）毕业论文的写法
GB7713—87《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》
GB7714—87《文后参考文献著录规则》。
国标规定：论文的编写格式由前置部分、主体部分、附录部分、结尾部分构成。
国标规定：论文的前置部分应有封面、封二、题名页、变异体、题名、摘要、关键词等主要项目。
主体部分是毕业论文的主干和重点，一般由引论、本论、结论、致谢、参考文献等项目构成。
（一）前置部分 1、题名 国标规定：“题名的制作应以最恰当，最简明的词语反映论文中最重要的特定内容的逻辑组合。”2、作者及工作单位 3、摘要
摘要应具备独立性和自含性，即不阅读论文的全文，就能获得必要的信息。 摘要的写作一般采用省略第一人称的一段式结构。 摘要的字数不宜超过200—300字。 4、关键词 每篇论文应选取3—8个关键词，以显著的字符另起一行，排在摘要的左下方，词与词之间空一格，不打任何标点符号。
（二）主体部分 1、引论 简要说明研究工作的目的、范围、相关领域内前人工作情况和存在的知识空白、研究设想及采用方法、预期结果或研究工作的意义等。 2、本论 （1）理论型毕业论文的本论 常以通过假说和逻辑推理提出中心论点，再采用分论点逐一进行论证或证明其正确性或谬误性；或是提出某一问题或现象，然后进行论证，得出其本质或发展规律；或是提出某个定理或定义，逐层深入进行论证。 （2）观测型毕业论文的本论 常以叙述和讨论两部分构成。（3）实验型毕业论文的本论 一般由材料、方法与结果三部分构成。 3、结论 结论是论文最终的、总体的结论。可以是研究的结果说明了什么问题，反映出什么性质，得到什么规律；或本研究有什么创新性及其产生的价值或相关的意义等。 结论的写作应该做到完整、确切、准确、精练。 4、致谢 5、参考文献表 在编著毕业论文的参考文献表时，较多采用顺序编码制。（1）文中注释 按照文献在文中引用的前后为序，用阿拉伯数字在引文末尾的右上角进行连续编码，并用方括号括上。 如：“谭丙煜教授说：„正文是论文的主体。‟[2]”如果某一引文是引自同一作者的几篇文章，只需将各篇文献的序号在方括号内全部列出，各序号间用“，”隔开。如遇连续序号，可标注起止序号。 如：“华罗庚多次提出优选法的重要性[2,21-25]”。（2）单条参考文献的著录 ①参考文献为专著的著录格式 其格式为：序号，空一格，作者姓名，句点，书名，句点，版本，句点(注意：第一版不著录) ，出版地，冒号，出版者，逗号，出版年，句点，页码。 例如：1 林心治. 应用文写作教程. 重庆：重庆大学出版社，2006. 45 ②参考文献为专著中析出文献的著录格式 专著中析出文献指从某文集中引用了其中一篇文章中的内容作为参考文献。 其格式为：序号，空一格，析出责任者姓名，句点，析出题名，句点，加“见”字，冒号，原文献责任者，句点，原文献题名，句点，版本，句点，出版地，冒号，出版者，逗号，出版年，句点，在原文献中的页码。例如：3 王晓明. 毕业论文的答辩艺术. 见：司有和. 科技写作论文集. 合肥：中国科技大学出版社，1991.205—209③参考文献为连续出版物中析出文献的著录格式 其格式为：序号，空一格，析出责任者，句点，析出题名，句点，原文献题名，逗号，出版年，期，括号，冒号，页。 例如：2 赵平．学术论文的话言表达技巧. 应用写作，2006(1)：62（3）参考文献表的编制
(四) 毕业论文写作注意事项
1、选题恰当 选题原则是：客观上有学科价值和主观上有基本条件。
2、扎实规范 扎实是指有丰富、详实的材料。规范有两重含义：其一是指行文格式规范，特别是参考文献表的编排须符合规范； 其二是指严守学术道德规范，严谨治学、杜绝剽窃。
3、科学表达其一，讲求理性思维，通过严密的逻辑推理过程来论证要表达的学术观点； 其二，使用析理性语言，对论点、论证过程的表述，均应具有概括性、抽象度，用语精练、准确、学理化。
第六章 规章文书写作
6.1 章 程 办 法
一、章程
(一) 章程的涵义 章程是政党、社会团体对其基本性质、宗旨任务、组织机制、活动规则等方面和企事业单位对其有关业务工作制定的规范性文书，是一种根本性的规章制度。
(二) 章程的特点与种类 1、章程的特点 (1)稳定性 (2)约束性 2、章程的种类 (1)组织章
程 如《中国共产党章程》、《××公司章程》、《××基金会章程》等。(2)业务工作章程 如《××学院办学章程》、《招生简章》、《招工简章》等。
(三) 章程的写法1、组织章程的写法 (1)标题 由章程制发者名称和文种组成，如《重庆市写作学会章程》。(2)签署 (3)正文 多采用“章条式”格式，由总则(总纲) 、分则、附则三部分组成。2、业务工作章程的写法 标题一般由制发者、事项、文种(常称为简章) 构成，也可省略制发者。正文多采用前言加条款的格式。正文之后署明制发单位名称和日期。
(四) 章程写作注意事项1、合法合理，全面周密2、条理清晰，表达准确
二、办法
(一) 办法的涵义 办法是为贯彻有关法律法规、方针政策或对某项工作、某一事项提出具体的处理原则、实施程序、方法措施的规范性文书。
办法与规定的区别：1、规定既是党的机关公文，又是法规、规章，办法则只属于后者；2、规定相对要原则、概括一些，办法则比较具体，侧重于做法措施，可操作性更强； 3、办法的强制性和约束力也不及规定。
※办法经法定公文(命令、公告、通知、批复) 加以发布后生效。
(二) 办法的特点与种类1、办法的特点 (1)原则性与具体性结合 (2)规定性与指导性结合
2、办法的种类 (1)法规政策性办法 如《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《××市外商投资企业审批办法》 (2)事务性办法 如《××公司员工考勤管理办法》。
(三) 办法的写法 1、标题 一是由适用范围(或制发机关) 、主要内容、文种组成，如《国家行政机关公文处理办法》； 二是由内容与文种组成，如《麻醉药品管理办法》。 2、签署 法规或政府规章的办法，较多采用题下签署(题注) 的形式；
6.2 规 则 制 度
一、规则
(一) 规则的涵义 规则是国家机关、社会团体、企事业单位对一定范围内的某项具体工作或某种活动作出规范性要求的规章文书。
(二) 规则的特点与种类1、规则的特点 (1)条文性 (2)约束性 2、规则的种类 (1)行政规则 如公安部发布的《高层建筑消防管理规则》 (2)部门规则 如《电工实验室操作规则》
(3)行业规则 如《羽毛球比赛规则》
(三) 规则的写法 1、标题 一般由“执行范围十内容+文种名称”组成。 如《非经营性单位财务审计规则》 2、正文 一般有两种：一是条列式，一是三则式。 3、制订单位和制订时间 一种是以公文题注的形式将制订单位(或通过的会议) 和制订(或会议通过) 的时间标注于标题正下方加圆括号。 一种是以落款的形式标注于正文之后右下方。
(四) 规则写作注意事项1、合法有效2、条理清楚
二、制度
(一) 制度的含义 制度有广义和狭义之分。 广义可指一切规章文书。狭义是指规章文书中的一个具体文种。制度是国家机关，社会团体，企事业单位为建立某项工作或某项业务活动的稳定的工作秩序，形成系统的管理模式而制订的规章文书。
(二) 制度的特点与种类 1、制度的特点(1)系统性 (2)约束性 2、制度的种类 (1)行政制度 如《行政单位定期审计制度》。 (2)部门制度 如各单位制订、实行的财务管理制度、安全生产制度、人事管理制度等等。
(三) 制度的写法 1、标题 通常由适用对象范围，制度内容与文种名称三部分组成。如《××公司财务管理制度》。也可省略适用对象范围，如《产品质量检验制度》、《工艺规程管理制度》。 2、正文 一是条列式，一是三则式。 3、制订单位和制订时间 一是以公文题注形式标注于标题正下方加圆括号； 二是以落款形式标注于正文之后右下方。
(四) 制度写作注意事项 1、合法有效、条理清楚2、系统完整、严谨周密
《应用写作》考试重点
第一章 应用写作概述
一、应用写作的萌芽时期；应用文文体成型和文书制度建立的时期；应用文理论建立的时期；应用文由古体到新体的变革始于辛亥革命后南京临时政府时期；国务院新《办法》发
布时间。
二、甲骨刻辞、《尚书》出现的时期及其标志性意义(抓住“最早”这一关键点) 。“公文”称谓出现于两汉时期；“应用文”称谓出现于北宋时期，迄今所见最早提出“应用文”这一称谓的是苏轼。
三、出现于魏晋南北朝的应用文理论著作：曹丕《典论．论文》、陆机《文赋》、挚虞《文章流别论》、刘勰《文心雕龙》等；挚虞《文章流别论》是我国第一部文体学专论。
四、应用文的特点(4点) ；应用文最根本的特点(本质属性) 是实用性。
五、应用文写作对主旨的要求；应用文结构的特点；对应用文语言的要求；最常见“书面辅助”语言有哪些?
六、应用文常用的三种表达方式；叙述的主要方式；代表第一人称(我) 、第二人称(您) 、第三人称(他、他们) 的词语。
七、本教材对文书的分类：法定文书、事务文书(用于公务，也有用于私务的) 、专用文书(含经济文书) 、规章文书，熟悉各类中主要文种名称。
八、能改正本章简短的“改错题”中的错误。
第二章 公文写作基础知识
一、国务院《办法》对行政公文的定义(要点是“法定效力”与“规范体式”) ；公文的主要特点。
二、党政公文共18个文种，其中行政公文特有4种，党的公文特有5种，党政均有的9种，识记各文种名称；主要的上行文和平行文文种。
三、13种行政公文的名称及适用范围，能准确使用于有关事项中(重点是决定、意见、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函) 。
四、公文格式(眉首、主体、版记三部分) 中各要素(项目) 名称、所在位置及标识要求。标识要求重点是：份号(机密、绝密公文必须标明份号) ；秘密等级；紧急程度；签发人(上行文必须标注) ；主送机关位置；版记由哪三个部分组成。
五、标题的构成(完全式标题的三个组成部分) ；发文字号三要素及正确写法；成文日期如何确定，行政公文的成文日期应用小写汉字。
六、公文语言的特点；引用公文应先引标题后引发文字号。
七、能改正本章“改错题”中的错误。
第三章 法定公文
一、并非各级机关单位都可以用命令行文。
二、意见可以上行、平行、下行(上行多用于提出建议) 。
三、公告与通告一般不标识主送机关。通告分为周知性通告与规定性通告，规定性通告具有强制性和约束力。
四、通报的种类(三种) ，通报的主要特点是典型性和教育性。
五、报告的主要特点是陈述性和汇报性，报告中不得夹带请示事项。
六、请示的主要特点是期请性，请示应一文一事，只写一个主送机关，应在“附注”处注明联系人与电话，请示不能抄送给下级机关。
七、批复是被动行文(有请示才有批复) ，注意“批复引据”的写法。
八、函是主要的平行文，函的分类。会议纪要不加盖印章。
九、公报、指示、决议、条例、规定这五个文种是党的公文文种，行政公文中无这些文种。
十、掌握常用公文的写法，能撰写下列公文：通告、通知（会议通知）、请示、批复、通报、函（商洽函、答复函）。
十一、能改正本章简短的“改错题”中的错误。
第四章 常用事务文书
一、事务文书的主要种类(以教材所列为限) 。
二、简报的特点；报头“四要素”及其位置。
三、计划的各种名称、主要特点(目标预设性) 、正文主体“三要素”。
四、总结的主要特点(回顾性、理论性) 、“四部式”总结正文的核心内容(四个方面) 。总结、调查报告的人称。
五、述职报告的主要特点(自述性) 。感谢信的作用(表示感谢并有表扬作用) 。
六、启事的特点。理解启事、声明、公示的含义与用途。
七、能撰写感谢信、贺信、慰问信。
第五章 专用文书
一、意向书的特点。
二、订立合同的原则，合同的主要条款（能解释“标的”) ，合同的基本结构。
三、起诉状的种类与适用范围（能根据实例确定使用何种起诉状) ，起诉状的结构项目及顺序（主要是正文部分）。
四、自荐书的写作重点是“能力业绩”。
五、申论主要用于国家公务员考试。
六、能撰写买卖合同、自荐书(信) 。
第六章 规章文书
一、规章文书的常用文种(规定、办法、章程、规则、制度) 。
二、规定、办法既是法规名称又是规章名称。
三、规章文书正文以“条”为基本表述单位。
四、规章文书不是法定公文，应用法定公文加以发布，经法定公文发布后便具有法定约束力。
※考试作文
大作文：买卖合同、自荐书、请示、感谢信。
小作文：函（商洽函、答复函）、通知（会议通知）、通告、批复。
第一章 概 论
1.1 应用文的产生与发展
一、应用文的萌芽：原始社会后期。
二、应用文的产生： 殷墟甲骨刻辞，是迄今为止我国已知最早的文章，也是最早的应用文。 1898年，在河南安阳小屯村陆续发现了刻有文字的甲骨，考古学家称之为“甲骨文书”。 如：“王大令众人曰协田，其受年。”钟鼎铭文是刻在铜器上的文字, 其中贵族之间契约，是我国最早的私务文书。这类文章都是应用文。
三、应用文的发展
1、秦汉时期： 秦汉时期是应用文文体成型和文书制度确立的时期。
由李斯等制订的公文程式，对公文写作作了一系列规定，产生了“避讳”、“抬头”、“用印”等制度，这些都标志着公文应用文的成熟。 秦代的书、奏，是我国最早的上行公文。比如，李斯的《谏逐客书》。到了汉代，明确皇帝对臣下用诏、令、诰、制、戒、谕、教、檄；臣下对皇帝则用章、奏、表、议、策、疏；官府之间，平级官员之间用平行文种“移书”。“公文”的称谓在这一时期出现。 从司马迁的《报任安书》中，可以看出私人书信已形成明显的文体特点。
碑：是用于墓葬的碑文。
铭：在公务文书中用来表扬功德，而私人应用文则用来自儆自戒。
吊：是借伤悼古人古事而发感慨。如贾谊《吊屈原赋》。
2、 魏晋南北朝时期： 魏晋南北朝时期是应用文的自觉时期。
曹氏父子对应用文的发展，作出过重大的贡献。 曹操的《修学令》、《求贤令》；曹丕的《与吴质书》；曹植的《求自试表》等。 应用文理论成果也十分突出。曹丕的《典论 · 论文》，高度评价了文章的社会作用：“盖文章经国之大业，不朽之盛事。” 西晋陆机的《文赋》涉及更多的应用文体，并对文体的特点和写作规律作了更深入的探索。 挚虞的《文章流别论》是我国第一部针对应用文体的文体学专论。刘勰的《文心雕龙》是一部体大思精的巨著，奠定了我国古代应用写作理论的基础。
3、隋唐宋时期： 隋唐宋时期是我国应用文发展的高峰期。 隋文帝曾诏令“公私文翰，并宜实录”。李谔的《革文华书》强调了应用文的实用性。“古文运动”对应用文的发展和文风的转变也产生过巨大的影响。 北宋时期，在历史上首次出现了“应用文”一词。苏轼在《答刘巨济书》中曾说：向在科场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深为羞愧。
4、元明清时期：元明清时期是应用文稳定发展时期。应用文的文体分类更为详备，应用文各体趋于定型化。
四、应用文的变革与繁荣
1、辛亥革命至新中国成立前： 1912年2月南京临时政府颁布了《公文程式》，废除了几千年封建王朝沿用的公文体制，规定政府公文为令、谕、咨、呈、示、公布、状五类七种，确立了新的体式。1916年7月，北洋政府公布的《新公文程式》，将公文文种增至13种，并规定：“凡处理公事文件曰公文”。这是我国应用文史上首次对“公文”概念作出的明确界定。1921年，中国共产党建立后的第一批公文，就是中共全国代表大会所产生的决议、纲领和宣言。 1931年，瞿秋白起草了《文件处理办法》。1942年，延安整风运动中颁布了《陕甘宁边区新公文程式》，推进了公文改革，毛泽东的《反对党八股》的报告，对公文写作产生了极为深远的影响。
2、新中国成立至20世纪末 1951年，中央人民政府颁布了《公文处理暂行办法》，为新中国公文体制的确立奠定了基础。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。1996年，中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》。 1999年，
国家质量技术监督局公布了《中华人民共和国国家标准· 国家行政机关公文格式》。2000年8月，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》。
1.2 应用文的涵义、特点、功用与分类
一、应用文的涵义。广义，应用文是除文学文体以外的各个文体，具有明确的实用性。狭义，是指党政机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中处理公共事务、私人事务时所使用的具有某种惯用格式和直接使用价值的文章。 应用文通常又称文书。 基本属性：工具性、直接的使用价值。
二、应用文的特点。
1、实用性：“实用”是应用文区别于其他文体的本质属性。应用文都是“因事成文”，都有极强的目的性和针对性。
2、工具性：应用文作为一种实用性文体，是行使管理职能和业务职能的重要工具，是为国家政务和社会公务服务的。
3、程式性：程式性主要表现为从文种的选用、约定俗成的语言习惯、规范化的行文格式和行文程序上，都有其相对固定的模式。
4、真实性 真实是应用文的生命。可谓“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”
5、时效性应用文的时效性包含时代性、及时性、作用时间的有效性三层含义。
三、应用文的功能
1、贯彻政策法规，处理各种工作事务
2、协调沟通，促进交流
3、维护社会正常秩序，保证社会安定
4、保证经济活动正常有序
5、凭据作用，资料价值
四、应用文的分类
1、分类的原则：遵循逻辑性、排斥性、层次性原则，同一层次的分类必须有一个统一的划分标准。
2、应用文的种类 消息、通讯
新闻文体 决议、决定、指示、意见、通知、通报
党的公文 公报、报告、请示、批复、条例、规定、
函、会议纪要
法定公文
命令(令) 、决定、公告、通告、通知、
行政公文 通报、议案、报告、请示、批复、意见、
函、会议纪要
非文
学文体 应用文体 事务文书 计划、总结、调查报告……
经济文书 合同、意向书……
专用文书 法律文书 起诉状、答辩状……
礼仪公关文书 请柬、祝辞……
学术论文
理论文体 思想评论
文学评论
……
1.3 应用文的主题
一 、应用文主题的涵义：指应用文所要全力表现并体现其意图、宗旨、目的的某种基本思想、基本观点和意向。
二、应用文主题的特点
1、客观性：主题与材料必须达到本质契合，体现出客观性的特征。
2、单一性：要求主题单一纯粹，即一文一意，每篇应用文只能表达一个意思。清代刘熙载《艺概· 经义概》：“凡作一篇文章，其用意俱要可以一言蔽之，扩之则为千万言。约之则为一言，所谓主脑是也。”
3、明晰性:主题要清晰明白，集中读者的注意力，使读者一看就明，不产生歧义。
三、确定应用文主题的方法。
1、按照客观实际情况，即从工作实践和生活实践中获取应用文的主题。
2、按照党和国家的方针、政策、法规或规章，确立应用文的主题。
四、确定应用文主题应遵循的原则1、正确 2、鲜明 3、集中
1.4 应用文的材料
一、应用文材料的涵义, 材料是作者为了写作的目的而搜集、摄取并写入文章的一系列事实或客观事理。素材是指作家、艺术家从社会生活中搜集到的尚未经过提炼加工的原始材料。 广义的题材，泛指文学作品描写的社会生活的某一方面内容。狭义的题材，指经过作家、艺术家的鉴别、选择、加工、提炼，写入文学作品中的材料。资料，一般是指理论研究、应用写作中所用的材料。
二、应用文材料的种类:
1、现实材料和历史材料 2、直接材料和间接材料
3、正面材料和反面材料 4、点上材料和面上材料
三、应用文材料的收集
㈠ 深入实际，调查研究:一是作者深入到业务工作的第一线，直接从事某项工作，在实际工作中收集大量的原始材料，包括切身的体会和感受；二是到业务工作的第一线去，有意识、有目的地观察、收集那些与写作有关的材料。 调查研究，是指作者深入到某个地区或部门，对某个问题进行调查、采访，从而收集第一手材料。 1、开调查会2、个别访问3、问卷调查4、由有关部门或委托人提供5、阅读和检索
㈡ 掌握阅读方法，积累有关资料1、精读法2、略读法3、快读法
四、应用文选材的基本要求
1、要围绕主题选择材料 2、要选择真实、准确的材料
3、要选择典型的材料 4、要选择新颖的材料
1.5 应用文的结构
一、应用文结构的涵义:结构是指文章的内部组织与构造，是选用材料表现主题的有序安排，是思路的物化。刘勰《文心雕龙》：结构就是“总文理，统首尾，定与夺，合崖际，弥纶一篇，使杂而不越者也。若筑室之须基，裁衣之待缝缉矣。”李渔在《闲情偶寄》中强调文章“结构第一”。李渔：“工师之建宅亦然，基址初平，间架未立，先筹何处建厅，何处开户，栋需何木，梁用何材，必俟成局了然，始可挥斤运斧。”
应用文的结构特点： 定型性、严密性、条理性。
二、应用文结构安排的原则 1、根据文种选择结构2、结构要素排列顺序化
3、注重结构的外在衔接4、在注重结构规范的前提下，适度创新
三、应用文结构的内容
㈠ 标题1、公文式标题 2、论文式标题3、新闻式标题 4、文种式标题
㈡开头1、概述式2、引用式 3、结论式 4、目的式 5、说明式
㈢ 主体1、文面形态:这种形态，有明显的外部形态标志，一般包括以下几种：
⑪小标题题 ⑫标序式⑬条目式 ⑭独段与分段式
2、应用文主体的逻辑形态，它是应用文的内在结构形态。 ⑪递进式 ⑫并列式 ⑬ 总分——分总式
㈣结尾⑪对全文的主题进行总结概括。⑫对全文的主题意义进行强调。 ⑬祈请式结尾。 ㈤落款 一般应用文的落款包括作者名称及成文日期。公文的落款包括发文机关名称、成文日期和印章。
㈥ 过渡和照应 1、过渡，指相邻层次、段落间的衔接、转换的形式和手段。
⑪给大段加小标题和数字。⑫在自然段之间用过渡词衔接。⑬用一过渡段连接上下文。
2、照应，是指文章中不相邻的层次、段落里的内容相互关照、呼应。
⑪文题照应 ⑫前后照应
1.6 应用文的语言
一、应用文语言的特点，语言是写作者与读者交流思想和感情的媒介物。但丁《论俗语》说：“语言作为工具对于我们的思想之必要正如骏马之于骑士，既然最好的马适合于最好的骑士，那么最好的语言就适合最好的思想。”1、语体以社会化的书面语体为主
2、关键部分常用规范化、模式化语言 ⑪领起语 公文模式（“由于……”、“为了……”，“根据……”、“遵照……”、“据查，……”）。总结模式（“在……下”）。礼仪文书模式（“欣闻……”、“惊悉……”等。）。 介绍证明文书模式（“兹有……”等）。⑫ 承起衔接语，开头部分与主体部分之间起承接作用的有：“为此……”，“特此……”，“现就……如下”，“鉴于此……”等。综述性的承启衔接语有：“综上所述”、“如前所述”、“总之……”等。⑬结尾用语，是表收束、祈请、指示、感谢、企盼、强调的语言。如“以上各项望……”、“当否，请……”、“以上意见如无不妥，请……”、“特此（通知、通告、报告、函达）”、“……为要”、“……为荷”、“……为盼”、“当否，请批示”、“此呈”、“恭请光临”等。⑭引据用语。如“兹就……”、“……收悉”等⑮称谓用语。自称用语： “本”、 “我”。对称用语：“贵”、“你”。他称用语：“该”、“他”。⑯表态用语。如“严禁”、“不得”、“禁止”、“同意”、“不予同意”、“暂不执行”。
3、句法上有特定或惯用的要求，从句类看，主要使用陈述句和祈使句，从句型看，较多使用无主句，从句子成分看，大量使用介宾词组作状语、定语成分；常用“非名词性”词语充当宾语；把动宾结构转换为偏正结构。
4、合理使用书面辅助语言，书面辅助语言可以使应用文的语言表述更为直观、简明。如图形、表格、符号、公式等。
二、应用文语言运用的要求1、准确 2、简明 3、朴实 4、得体
1.7 应用文的表达方式
表达方式是指运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。 常用的表达方式有叙述、描写、说明、议论、抒情五种。 应用文常用的表达方式主要是说明、叙述和议论。
一、应用文的叙述 叙述是有次序地叙说、介绍人物的经历或事物发展变化过程的表达方式。按叙述的顺序可分为顺叙、倒叙、插叙、补叙等。
1、顺叙 是指按事件发展的先后顺序叙述。
2、倒叙 是指先把事件的结局或最突出、精彩、有吸引力的地方提到前面叙述，然后按事
件的发生、发展顺序叙述。
3、插叙 在叙述过程中，由于内容的需要，暂时中断叙述的线索，而插入另一段有关的内容，然后再转回到原来叙述的线索中去，这种方法叫插叙。
4、叙述的人称
5、应用文叙述的特点①大量采用概括叙述，较少使用具体叙述。②应用文中的叙述强调平直，多采用顺叙，文中人称比较单一，且常常省去人称。③应用文的叙述常与议论结合运用，就事论事，以起到摆事实讲道理的作用。
二、应用文的议论 议论是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式。 ①常采用夹叙夹议、论说结合的形式。 ②常常简化论证过程，不写明推理环节，直接用判断句式表明立场、观点。 ③常常以正面论证为主，反面论证为辅。
三、应用文的说明 说明就是用简明的文字，对事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、规律、作用等，加以客观的解释和介绍。①定义说明；②分类说明；③举例说明；④比较说明；⑤数字说明；⑥图表说明；⑦引用说明。
第二章 公文写作基础
2.1 公文的概述
一、公文的含义。
㈠广义的公文 广义的公文是党政机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力和规范格式的文件材料，是依法行政和处理公务的重要工具。
㈡狭义的公文。 狭义的公文是由中央办公厅、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，即《条例》和《办法》颁定的18种党政公文。
㈢文书、文件和公务文书。文书，它是所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。
文件，从广义上说，它同文书一样，既可以指公务文件，也可以指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。从狭义上说，文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。公务文书，它指的是社会合法组织在公务活动中形成和使用的应用文。
二、公文的特点1、 有法定的作者2、有法定的权威3、有特定的效用4、有规范的体式
5、有规定的处理程序
三、公文的作用1、领导指导作用2、行为规范作用3、传递信息作用4、处理公务作用
5、凭证依据作用
四、公文的分类
㈠按使用范围分1、通用公文即党的机关公文和行政机关公文。2、专用公文，是专业部门根据专门工作的特殊需要而使用的、具有特定专业内容和格式的机关应用文。
㈡按发文机关所属组织系统分1、党的机关公文。即《条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2、行政机关公文。即《办法》规定的13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
㈢按行文方向：1、上行文2、下行文3、平行文
㈣按涉密程度分 普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文。
㈤按阅读范围分对外公开件、限国内公开件、内部使用件。
㈥按处理时限分 平件、急件和特急件。
㈦按公文来源分 收文和发文。
㈧根据处理方式分 阅件和办件。
㈨按公文的性质和作用分 领导指导性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、会议公文。
2.2 公文规范
规范指的是约定俗成或明文规定的标准。
一、文种规范（一）公文的文种 党政机关公文共有18种。（二）怎样选择文种 1、按照有关规定2、依据工作关系3、不越职权范围4、明确行文目的5、明辨文种异同（三）18种公文的适用范围1、命令（令）是一种带强制性要求的指令性公文。 2、指示 是一种带规定性和约束力的指挥或指导性公文。为党的高、中级机关使用。3、议案 是各级人民政府按照法律程序提请同级人大或人大常委会审议有关事项的公文。4、决定 是领导机关使用的指挥性公文。5、决议 党的机关和各级人大及其常委会用以议决事项。6、意见 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的党政公文。 7、公报 是党的机关公文，行政机关公文无此文种。8、公告是省部级以上领导机关、经授权的职能机关和执法机关才能使用的行政公文。9、通告规定性通告多由政府机关发布，周知性通告任何机关单位均可发布。党的机关公文无此文种。10、通知是现行公文中应用范围最广的公文。11、通报一般用于下发具有典范意义、教育意义、警戒意义和沟通信息作用的事项。12、报告是陈述性的上行公文，用于汇报工作、提供信息、辅助决策、反馈结果、凭证备查。13、请示向上级请求指示、批准。14、批复针对下级的请示而作的指导性下行公文。15、条例是党内法规，行政机关公文中无此文种。16、规定是党的机关公文，行政机关公文无此文种。17、函兼有平行、下行和上行三种行文方向，以平行为主。18、会议纪要是一种下行公文，有时也可平行。主要作用是通报会议精神、统一认识、指导工作。
二、公文行文规范 行文就是公文的制作和发送。行文规范就是行文所必须遵循的规矩和准则。（一）公文的行文关系1、隶属关系2、指导关系3、平行关系4、不相隶属关系
（二）公文的行文方式 行文方式指机关、单位行文时采取的传递层次的形式。 1、逐级行文2、多级行文3、越级行文只有在下列特殊情况下，才能越级行文：①特别紧急的情况，逐级上报下达会延误时机造成重大损失；②多次向直接上级机关请示而长期未予解决的问题；③上级机关交办并指定越级上报的事项；④检举控告直接上级；⑤直接上下级机关发生争议且无法解决的问题；⑥需要直接询问、答复、联系的具体事项；⑦反映或处理不涉及直接上级或直接下级机关职权范围的偶发事件或问题。※除检举控告直接上级机关之外，越级行文均应抄送被越过的机关。4、直接行文
（三）公文的行文规则1、按职权范围行文的规则2、党政分开行文的规则3、联合行文的规则4、职能部门行文的规则5、协商一致的规则6、抄送的规则7、请示行文的规则8、党委各部门行文的规则9、行文精简的规则10、在媒体上刊布公文的规则11、不符合规则予以退回的规则
三、公文办理规范
（一）收文办理规范1、签收 签收指收到公文并在来文方的送文簿、送文回单或送文收据上签字或盖章。2、登记 登记指记载来文收进、运转、处理的情况。3、审核 收到下级来文后，文秘部门应予审核。4、拟办 指秘书部门、相关业务部门对需要办理的来文提出处置办理意见，供机关领导人作处置决定时参考5、批办指机关或部门领导人对来文提出决断性的处置原则和方法。6、承办指由职能部门或有关工作人员具体承接办理公文内容所涉及事务和问题7、催办、查办指秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。
（二）发文办理规1、草拟即撰写公文草稿。2、审核即对发文稿的审查核定。3、签发即机
关领导人对发文稿作出同意发文的批注。4、复核公文正式印制前应由文秘部门进行复核。
5、缮印即以签发的定稿为依据，经过缮写、印刷等方式制成正式文件的过程。6、校对 即以定稿及格式要求为标准，对缮印的校样从文字、标点符号、图表、标记、格式到版式
（三）公文办结规范 1、立卷指将办理完毕并有保存价值的公文收集齐全后，按一定的标准进行分类，然后按其一定的特征与联系组合成案卷。2、归档指把按规定组合好并已编目的案卷交给档案部门。3、销毁凡是没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。
★附注：党的机关专用公文5种：决议、指示、公报、条例、规定。
行政机关专用公文4种：命令（令）、公告、通告、议案。
党政机关公用公文9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议
纪要。
2.3 公文的稿本及生效条件
一、公文的稿（一）草稿是公文正式签发、生效前的未定稿。 常见的草稿有：
①讨论稿 ②征求意见稿③修改稿 ④代拟稿⑤送审稿 ⑥草案 （二）定稿是经过审核、签发或会议正式通过的最后完成稿。是制作公文正本的标准依据，已具备正式公文的法定效力。 （三）正本是严格按照定稿制作的发给主送机关的正式公文文本。（四）存本从印制的正本中留取的、用于存档备查的文本。（五）副本①用于抄送的副本。②用于传阅的副本。③经发文机关批准或授权而翻印复制的副本。④誊抄本。⑤翻本。（六）试行本是发文机关认为该文件尚不够成熟，须经实践检验再修订完善，但为目前实际工作之需而试验推行的文本。（七）暂行本指在一定时期内暂时推行的尚待完善的文本修订。（八）修订本是对已经发布生效的公文进行修改后再行发布的文本。
二、公文生效的条件（一）必须依法行文①公文作者必须是依法建立并具有法定职权的社会组织；②公文作者必须在职权范围内行文，不能越权行文；③公文内容不得与党纪国法及上级机关的有关公文相抵触，而且应与平级机关的有关公文协调一致；④公文文种应依据《条例》和《办法》及有关规定选定。（二）必备的生效标志不能缺少①公文必须标明成文时间或生效日期；②除会议纪要和报刊上发布或印制有特定版头的普发性公文以外，都必须加盖公章。（三）必须履行法定程序与审批手续①一般公文须经领导人审核签发；②联合行文须履行完整的会签手续；③法规规章性公文、重要的领导指导性公文，在起草审核后通常应交发布机关的正式会议通过，再由负责人签署发出； ④按规定须呈上级机关审批或上报备案的公文，不得擅自行文。
2.4 公文的格式
公文的格式是指公文各组成部分（即各要素）及其在载体（公文纸张）上排印的规范位置。
一、文头（眉首）部分位于公文首页红色间隔线之上，主要有六个项目：1、份号（选择项目）是同一公文正本的印制份数的序号。用6位阿拉伯数字标识，不足6位的用“0”补齐，顶格标识在版心左上角第一行。2、秘密等级和保密期限（选择项目）用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。凡属国家秘密的公文，应在汉字标明的密级之后加上“★”，后面再标明保密期限。如“绝密★25年”、“秘密8个月”。保密期限为长期的，则标注为“★长期”。 3、紧急程度（选择项目） 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。 若同时标识秘密等级，则标注在秘密等级之下。4、公文版头（指定项目）公文名称，居中套红排印于公文首页上方，用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，但一般应小于22mm ×15mm 。 ①发文机关全称或规范简称加“文件”组成（俗称“大版头”） ②发文机关名称后加圆括符，括符内填入具体文种名称（俗称“中版头”）③只标明发文机关名称（俗称“小版头” 5、发文字号（指定项目）是发出文件的代号。 位于版头下空两行，用3号仿宋体字，居中排印。 发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺序
号构成，如“渝委［2004］29号”。重要文件应有第三字“发”。若机关所发公文较多可用第三字代表公文性质、文种。如“渝府批”。联合发文，一般只标明主办机关的发文字号。6、签发人（选择项目）指机关核准并签发公文的领导人。凡属上行文都应在与发文字号并列的右端标印签发人姓名（此时发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字）；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。文头部分的结束标志是发文字号下方的间隔线，为红色细实线，党的机关公文的间隔线中央嵌有一五角星。
二、主体部分1、标题（指定项目）位于公文首页间隔线之下，用2号小标宋体字居中排印。
2、主送机关（多数情况下为指定项目）位于标题下空1行，左顶格用3号仿宋字标识。3、正文（指定项目）位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，字体字号同主送机关。4、附件（选择项目）在正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和附件的名称。附件左上角第一行顶格标识“附件”字样。5、成文时间（指定项目） 成文时间一般标注在发文机关署名之下。行政公文的成文时间用小写汉字标识，如一九九九年八月二 十五日；党的机关公文的成文时间用阿拉伯数字标识，如1999年8月25日。 法规性文件或经会议讨论通过的公文，以及不标明主送机关的公文和采用了全称标题写法的公文，其成文时间用阿拉伯数字书写，括入圆括号中置于标题之下。6、印章（多数情况下为指定项目）联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章，联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章均应用红色。单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字。加盖印章应距正文2—4毫米，端正、居中，下压成文时间。 当印章下弧无文字时，以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，以印章中心线压在成文时间上。联合行文需加盖两个公章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，而印章均压成文时间； 加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前。 每排最多排3个印章，最后一排如盖一或两个印章，均居中排布，印章之间均不可相交或相切。 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间7、附注（选择项目）位于成文时间下一行，居左空2字加圆括符用3号仿宋字标识。
三、版记部分 1、主题词（选择项目） 位于公文末页下端，用3号黑体字左顶格标注。①一份公文的主题词至少2个，最多不超过5个；②主题词之间不加标点符号，空一格为距；③标引顺序为先标类别词（如“工业”），再标反映公文内容的类属词（如“冶金”），最后标反映公文文种的类属词（如“通告”）。2、抄送（选择项目）位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发时间（选择项目）标注在抄送栏之下（无抄送机关在主题词之下）；印制部门左空1字、印发日期右空1字。
四、公文用纸、印装格式
（一）公文用纸格 1、公文用纸幅面尺寸 一般采用国际标准A4(长297mm 、宽210mm) 。
2、图文区尺寸图文区尺寸为：长270mm 、宽175mm3、页边尺寸
上白边（天头）尺寸为：37mm ±1mm 左白边（订口）尺寸为：28mm ±1mm 版心尺寸为：156mm ×225mm(不含页码）
（二）公文印装格式1、文字排版要求 公文正文用仿宋字从左至右横排，每页22行，每行28字。2、字体字号要求版头一般用小标宋体字套红印刷，字号最大不能≥22mm ×15mm 。大标题一般用2号小标宋体字。小标题、密级、时限、主题词用3号黑体字。发文字号、签发人、主送机关、抄送机关、附件、发文机关、成文日期、附注、印发范围、印制版记以及正文均用3号仿宋体。3、装订要求公文一律左侧装订，不能订压图文。
第三章 党政公文写作
3.1 命令（令）、指示
一、命令（令）“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”的公文。
（一）命令（令）的特点：1、内容的权威性2、制发机关的规定性3、文体的简明性
（二）命令的种类1、公布令 2、行政令 3、任免令4、嘉奖令
（三）命令的写法 1、标题 一是发文机关或领导人职务＋文种； 二是发文机关＋事由＋文种。2、编号 从本任领导人或本届政府任期开始，编流水号，至本届任期结束。 数字用汉字书写在标题正下方，如第三十二号。3、主送机关 4、正文 由发布对象、发布依据、发布决定和执行要求等组成。 5、落款 多数命令以机关负责人的名义落款。
二、指示 党的机关“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”的公文。
（一）指示的特点：1、行文的权威性2、内容的指导性3、要求的约束性
（二）指示的写法1、标题 通常使用完全式标题，即发文机关＋事由＋指示。2、主送机关有主送机关的指示，采用逐级向下行文的方式；省略主送机关的指示，采用向下多级行文或直达人民群众的行文方式。3、正文一般分为指示缘由、指示事项和执行要求。
（三）命令与指示的区别 相同：都属于指挥性下行公文，发布的机关级别都较高，内容的约束力都较强。不同：1、发文机关范围宽窄不同2、约束力程度不同3、内容、作用和篇幅不同
3.2 决定、决议、意见
一、决定 “适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项”的公文。
（一）决定的特点：1、事项的重要性2、很强的约束力3、行文的严肃性
（二）决定的种类1、批准或修改文件的决定2、做出重要决策和安排的决定3、奖惩决定
（三）决定的写法1、无主送机关 结构包括标题和正文两部分，成文时间加括号标注于标题下方居中位置。2、有主送机关 结构包括标题、主送机关、正文和落款四部分。重要决策的决定，其正文通常由决定缘由、决定事项两部分构成。用“特作如下决定”过渡。
二、决议 党的机关“用于经会议讨论通过的重要决策事项”的公文。
（一）决议的种类1、审批性决议2、决策性决议
（二）决议和决定的区别 二者都是下行公文，所批准确定的都是重要事项。
1、形成过程的区别2、内容和写法上的区别3、使用频率上的区别
（三）决议的写法1、标题一般采用完全式标题，即发文机关（或作出决议的会议名称）＋事由＋决议。2、题注 用以标注会议通过时间和会议名称，加圆括符置于标题下方3、正文
三、意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。
（一）意见的特点1、行文的灵活性2、内容的针对性
（二）意见的种类1、建议性意见2、规定性意见3、指导性意见
（三）意见的写法1、包括标题、主送机关、正文和落款；2、包括标题、题注和正文，题注通常标注成文时间。正文通常包括开头和主体。
3.3 条例、规定
一、条例 “用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”的公文。
（一）条例的特点1、制发机关的特定性2、内容的稳定性和强制性
（二）条例的种类1、党内条例2、法规性条例
（三）条例的写法1、标题A 、完全式标题，即发文机关＋事由＋条例；B 、省略发文机关的标题，即事由＋条例。2、题注 3、正文
①三则式 第一章为总则；中间若干章为分则；最后一章为附则。②条列式 条例写作的
特点：有条有例、条前例后、以条为主、正反相成。
二、规定 党的机关“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”的公文。
（一）规定和条例的区别 相同点： ①同属于党内的法定公文，都可用来制定党规党纪。 ②都有特定的制发机关。不同点：①制发机关级别有所不同。②内容的重要性有所不同。 ③约束力大小不同。
（二）规定的种类1、党内规定2、法规性规定
（三）规定的写法正文格式有三种：①三则式；②条列式；③层次式。
一般包含：开头说明制定该规定的目的、依据；主体对有关问题作具体规定，并说明违规的惩处办法；结尾交代适用范围、解释权限、制订实施细则或办法的权限、生效日期。
3.4 公报、公告、通告
一、公报 党的机关“用于公开发表重要决定或重大事件”的公文。
（一）公报的特点1、受众的广泛性2、内容的重要性3、较强的新闻性4、制发机关的特定性（二）公报的种类：1、会议公报2、新闻公报3、统计公报（三）公报的写法 1、标题①完全式标题；②会议名称＋文种。2、题注3、正文①会议公报一般包括会议基本情况、会议主要内容和主要精神三部分。②新闻公报分导语和主体两部分。③统计公报 一般分为前言和主体两部分。
二、公告 立法、行政机关“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文。
（一）公告的种类1、法定事项公告2、重要事项公告3、任免公告
（二）公告的写法1、标题 最常见的标题是：发文机关＋公告。2、正文公告缘由、公告事项和结束语。结束语通常用“特此公告”、“现予公告”等。
三、通告 “适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”的公文。
（一）通告的种类1、法规性通告2、事项性通告
（二）通告的写法 结构一般由标题、正文、落款组成。多数采用完全式标题。正文由缘由、事项、结束语组成。许多通告不写结束语，而以事项部分的最后一句“本通告自发布之日起施行”或“本规定由××负责解释”兼具结束语作用。
（三）通告和公告的异同 相同点：1、都是下行公文，都属行政公文，都有一定的强制性和指挥性。2、都有公开性的特点3、都有知照性的特点 不同点：1、内容特点不同2、公布范围不同3、发布机关的级别不同
3.5 通知、通报
一、通知 “适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文
（一）通知的特点：1、使用不受机关级别限制2、功能多样化3、使用频率高
（二）通知的种类1、发文通知 2、指示性通知 3、事务性通知4、任免通知
二、通报 “适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况”的公文。
（一）通报的特点1、典型性2、启示性
（二）通报的种类1、表彰性通报2、批评性通报3、情况通报
（三）通报的写法 包括标题、主送机关、正文和落款四部分。
正文分为通报缘由、通报事项和结尾。 1、通报缘由①表彰性通报 ②批评性通报③情况通报2、通报事项3、结尾
3.6 报告、请示、批复
一、报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”时使用的公文。
（一）报告的种类1、工作报告2、情况报告3、答复报告4、报送报告
（二）报告的写法 报告由标题、主送机关、正文和落款组成。
二、请示 “适用于向上级机关请求指示、批准”时使用的公文。
（一）请示的分类1、请批性请2、请转性请示
（二）报告与请示的区别二者都是上行文，撰写中都要注意陈词恳切、语气谦恭。1、作用与目的不同2、制发时机不同3、内容结构不同4、行文要求不同
（三）请示的写法 1、请示的标题 通常由“发文机关＋请示事由＋请示”构成2、请示的正文 ①请示缘由 请示缘由之后一般用“现就××问题请示如下”或“特作如下请示”过渡，引起下文。 ②请示事项 ③结束语 请批性请示通常用“以上请示妥否，请批示”或“特此请示，请批复”等。 请转性请示用“以上请示如无不妥，请批转……贯彻执行”等。
三、批复“适用于答复下级机关的请示事项”的公文。
（一）批复的特点 1、单一性2、指示性3、时限性
（二）批复的种类1、指导性批复2、具体性批复
（三）批复的写法1、标题2、正文①引语（批复引据）引述来文标题及发文字号，后加“收悉”二字。②主体批复意见和批复要求。③结束语 常用“此复”或“特此批复”结束。
3.7 函、会议纪要、议案
一、函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文。
（一）函的特点1、内容简明2、应用范围广
（二）函的种类 从形式上分为：发函与复函或来函与复函。
从内容上可分为：1、告知函2、询问函3、商洽函 4、委托函5、请求批准函
（三）函的写法标题中，常出现“商洽”、“商请”、“请求”等词语。主送机关通常用全称或规范化简称。1、发函的正文，由发函缘由、发函事项和结束语构成。结束语用“专此函达”（告知函）；“特呈函，盼予函复”（询问函）；“可否，请予研究函复”（商洽函）；“特呈函，请予批准函复”（请求批准函）。2、复函的正文包括引据、答复事项和结束语。引据一般引用来函（标题和发文字号）后加“收悉”二字。 结束语用“此复”、“特此函复”等。
二、会议纪要 “适用于记载、传达会议情况和议定事项”的公文。
（一）会议纪要的特点1、纪实性2、概括性3、理论性
（二）会议纪要的种类1、工作会议纪要2、办公会议纪要3、座谈会纪要
（三）会议纪要的写法1、标题 ①机关名称＋会议名称＋纪要 ②会议名称＋纪要③双标题式。2、正文①开头②主体③结尾
三、议案“用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”的文种。
（一）议案的特点：1、行文方向的固定性2、内容的建议性和重要性3、提出的时限性 ★议案和提案的区别：1、议案是行政公文，提案不是。2、议案用于各级人民代表大会或其常委会，提案用于各级政协会议和企业职工代表大会。3、议案一经审议通过，即具有法律效力，提案不具备法律效力。
（二）议案的写法1、标题2、主送机关 3、正文由议案缘由（案据）、提请审议事项（方案）、提出审议申请（结束语）构成。4、落款
第四章 机关常用事务文书的写作
4.1 计 划
一、计划的涵义和作用
（一）计划的涵义
计划是机关、团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先做出安排时使用的文书。规划、纲要是带有全局性、长远性和方向性的计划，其中纲要更原则、更概括。设想、打算是指初步的、预备的、或者非正式的计划。方案是指专项工作的、专业性比较强的、比较周密的具体计划。要点是指一种粗线条式提纲式的计划。工作意见是上级对下级就某一阶段的工作提出指导性或建议性的计划。
（二）计划的作用1、贯彻党的路线、方针、政策2、领导和指导工作3、建立正常工作秩序，提高工作效率4、检查工作、总结经验
二、计划的种类1、按范围分：国家计划、系统计划、部门计划、单位计划等。2、按时间分：长期计划、短期计划。3、按内容分：工作计划、生产计划、教学计划、科研计划等。
4、按效力分：指令性计划和指导性计划。5、按形式分：文字表述式计划、表格式计划、表述表格结合式计划。
三、计划的特点 1、明确的目的性 2、科学的预见性3、执行的约束力4、实施的可塑性
四、计划的写法1、标题一般由计划单位名称、时限、计划内容、文种组成。
如《××学院1998年函授学习计划》。也可由单位名称、事由、文种或时间、事由、文种组成。如《××市货币分房方案》。 2、正文①前言②主体由计划的目标、措施、步骤构成，称计划的“三要素”。③结语3、落款
五、撰写计划的要求1、要有全局观点2、要切实可行，留有余地3、要听取群众的意见 4、要明确具体，便于执行和检查。
4.2 总 结
一、总结的涵义和作用
（一）总结的涵义 总结是机关、团体、企事业单位对前一阶段的工作进行回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的一种事务文书。
（二）总结的作用1明确得失，提高水平2、加强管理，指导工作3、互通情报，彼此借鉴
二、总结的种类 1、按性质分：综合性总结和专题性总结2、按内容分：工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结 3、按范围分：个人总结和集体总结4、按时间分：
年度总结、季度总结、月度总结。
三、总结的特点1、客观性和回顾性相结合 2、科学性和理论性相结合 3、叙述性和议论性相结合
四、总结与计划的关系计划是在工作之前对所作工作的打算，总结是在工作结束以后对计划完成情况的鉴定。1、计划和总结是相互联系、不可分割的2、计划和总结是相互促进，不断提高的
五、总结的写法
（一）标题1、公文式 ①单位名称＋事由＋时间＋文种如《重庆市1998年度市政建设工作总结》 ②单位＋事由＋文种如《重庆大学关于开展读书活动的总结》 ③事由＋文种 如《关于财政收支情况的总结》 2、新闻式 ①单标 如《我局开展优质服务竞赛活动的回顾》。 ②复式双标题如《挖潜力、促效益、补损失——××厂1998年度工作总结》。
（二）正文1、前言①概述式②结论式③提示式④提问式⑤对比式2、主体①基本情况概 ②成绩与经验③问题与教训④今后的设想和努力方向
4.3 调 查 报 告
一、调查报告的涵义和作用
（一）调查报告的涵义是各级党政机关和单位团体根据特定的目的，对某件事情或某种情况进行调查研究而写出的反映客观事实和作者看法的书面报告。调查报告的三要素：1、周密的调查2、实事求是的研究3、准确完善的表达
（二）调查报告的作用1、反馈可靠信息，提供科学决策2、推广先进经验，促进工作发展
3、澄清事实真相，回答社会问题4、克服官僚主义，培养求实精神
二、调查报告的种类1、按性质分：综合性调查报告、专题性调查报告。2、按内容分：反映情况 的调查报告、总结经验的调查报告、揭露问题的调查报告。
三、调查报告的特点1、明确的目的性，强烈的针对性2、尊重客观事实，用事实说明问题 3、揭示事物的本质规律 4、体现时代精神，有较强的时效性
四、调查报告和总结的区别 二者都要在调查研究的基础上反映新情况、新经验、新问题，揭示出一些带规律性的东西，用以推动工作 。1、对象不同 总结的对象是自身，调查报告的对象是他人。2、目的不同 总结的目的是肯定成绩，找出缺点，总结经验教训；调查报告的目的是调查事实，弄清情况，抓住典型。3、侧重点与材料不同 总结注重主观性，主要靠平时积累；调查报告突出客观性，主要靠调查采访。4、表达不同总结 用第一人称，一般是说理与叙述并重；调查报告用第三人称，一般是叙述多于说理。
五、调查报告的写法
（一）标题 1、公文式标题一般都使用 “关于……的调查报告”的标题形式。如《关于白云山制药厂挖掘人才的调查报告》2、新闻式标题 ①单标题②双标题
（二）正文1、前言①简述式②按语式③提问式2、主体3、结尾
五、调查的方式方法（一）调查的方式①开座谈会②个别访问③现场观察④查阅文献⑤问卷调查⑥网上调查
（二）调查方法①普查 ②重点调查 ③典型调查 ④抽样调查
4.4 简 报
一、简报的涵义和作用
（一）简报的涵义 是党政机关、人民团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的一种机关事务文书。
（二）简报的作用1、汇报作用2、指导作用3、交流作用
二、简报的种类 1、会议简报 2、工作简报 3、情况简报 4、专题简报
三、简报的特点1、真，即真实可靠。 2、新，即内容新颖。 3、快，即迅速及时。 4、简，即简明扼要。 5、密，即具有保密性。
四、简报的编写格式 1、报头 一般占首页的三分之一，通常由通栏红线与报身分开。 2、报身 由标题、导语、正文和结尾组成。 3、报尾 由两条通栏平行线示明。
五、简报的写法
（一）标题1、直述法 如《我市住房分配货币化》。2、提问法 如《他们是怎样抓好内部管理，走上成功之路的？》3、复式法 如《轰轰烈烈，扎扎实实——我院举行庆祝“七一”暨表彰先进大会》。 4、形象法 如《医疗费的使用也不能吃“大锅饭”》。
（二）正文1、导语2、主体3、结尾
4.5 会议讲话稿 述职报告
一、会议讲话稿
（一）会议讲话稿涵义和种类1、会议讲话稿的涵义 是各级党政机关和单位的领导人因工
作需要，以组织或个人名义在会议上所作讲话的文字稿。 2、会议讲话稿的种类 ①规范式的会议讲话。 ②灵活式的讲话稿
（二）会议讲话稿的特点 1、遵命性 2、制约性 3、确定性4、时间性
（三）会议讲话稿的写法 1、标题①讲话者＋会议名称＋文种 ②会议名称＋文种③正副标题式 ④单标题2、签署在标题之下，注明会议的时间，并加括号，在括号下面写明讲话者的姓名。3、正文①称谓②开头③主体 ④结尾
二、述职报告
（一）述职报告的涵义和作用1、述职报告的涵义是担任领导工作的人员及专业技术人员接受考核，向有关方面所作的陈述自己在一定时期内履行岗位职责及能力、才干、业绩、称职与否等情况的应用文。2、述职报告的作用①考核评估干部②提高自身素质③接受群众监督
（二）述职报告的种类1、根据述职人员的职责分为：党政机关领导人的述职报告、企事业管理人员的述职报告2、按任职时间、范围分为：年度述职报告、任期述职报告、阶段述职报告。
（三）述职报告的特点1、内容的规定性2、实绩的呈现性3、功能的考评性4、形式上的口述性
（四）述职报告的写法1、标题①直接用文种表示标题②文章式标题③公文式标题④新闻式双标题2、称谓3、正文 ①引言 概述述职者的基本情况。 ②主体具体汇报主要做了哪些工作，尤其要突出创造性、开放性的工作。③结尾 写明工作中的失误和存在的问题，并分析原因，提出改进的意见、措施或设想。4、落款
4.6 感 谢 信 贺 信
一、感谢信
（一）感谢信的涵义是感谢对方的关心、帮助、馈赠、祝贺、勉励以及表示敬佩心情而写的一种书信。
（二）感谢信的写法 1、标题 2、称谓 3、正文 4、结语 5、署名和日期
二、贺信
（一）贺信的涵义 是机关、团体、单位或个人向有关方面表示祝贺、赞颂的一种书信。
（二）贺信的写法1、标题 在第一行正中写“贺信”二字。2、称谓 3、正文 4、结语 5、署名和日期
4.7 启 事 海 报 声明
一、启事 是单位或个人需要公开告知、说明某事，或希望大家协助办理某项事情时使用的一种文书。
（一）启事的种类1、征招启事 如招聘、招标、招生、招领、征稿、征订、征集、征婚等。
2、声明启事 如遗失、作废、聘请、辨伪、迁址、更名、更正、开业、停业等。 3、寻找启事 如寻人、寻物等。
（二）启事的写法 1、标题 ①文种作标题 ②启事类别加文种 ③单位名称、事由加文种
2、正文 3、署名及日期
二、海报
（一）海报的涵义 是机关、团体向广大群众报道或介绍某一消息、活动时使用的一种文书。“海报”的名称起源于上海。
※人们习惯把职业性的戏剧表演界称为“海”，从事职业性的戏剧表演称为“下海”，作为剧目演出信息的招贴物，叫“海报”。
（二）海报的写法1、标题写在正文上方正中，字体大而醒目。2、正文写明具体内容及时间、地点、注意事项等。3、署名和日期
三、声明
（一）声明的涵义 是国家、政府、党派、团体、单位或个人，就某一问题或事件表明立场、观点、态度或主张而发表的文书。
※由两个或两个以上的国家、政府共同发表的声明称为“联合声明”或“共同声明”。
（二）声明的写法1、标题 ①文种作标题 ②由声明的性质和文种组成 ③单位名称和文种组成 ④单位名称、事由和文种组成
2、正文 3、署名和日期
※比较庄重的声明，在标题之下写发表声明的时间，外加括号。
4.8 信 息 慰 问 信
一、信息
(一) 信息的含义与作用 信息是记载、传递新资讯、新知识的文书。其作用是：帮助社会组织传递、接收、贮存、利用各种各样情报资讯。
(二) 信息的特点与种类1、信息的特点（1）客观性（2）功利性（3）时效性2、信息的分类（1）按范畴分 经济信息、文化信息、政务信息等等。（2）按规模分 单一型信息(简要信息) 和综合型信息两类； 或分为宏观信息、微观信息两类。（3）按流向分 输入信息、输出信息及反馈信息。
(三) 信息的写法（1）标题 （2）导语 （3）主体 （4）背景 （5）结尾
(四) 信息写作注意事项 1、把握信息与简报的区别 相同：同属信息报道体文书，写法都相似于新闻消息。 不同：（1）简报只能在组织内部传播，甚至具有一定的保密性；信息则可以广泛传播、社会共享。（2）简报刊载于组织内部刊物，是纸质文本；信息的传播方式灵活广泛。（3）简报是“准公文”，具有一定的公务效用；信息的效用则比较泛化。2、“唯利是图”精选材料 以功利价值尺度挑选信息材料，只选取对相关工作、事务“有用”的资讯、情报予以反映、传递。
二、慰问信
(一) 慰问信的含义与作用 以组织或个人的名义向对方表示慰问、鼓励的专用书信。
慰问信的类型：1、向取得成绩、做出贡献的集体或个人表示慰问。2、向遇到巨大困难、遭到重大损失的群众表示慰问。 3、节日对相关人员的慰问。慰问信有慰问作用，宣传作用，鼓励作用。
(二) 慰问信的写法1、标题2、称谓 标题下一行左端顶格写慰问对象的全称。3、正文 (1)慰问缘由 (2)详陈事由 (3)表达慰问4、结尾 “此致敬礼”、“敬祝节日愉快”、“祝你们取得抗灾斗争的最后胜利”等。5、署名和日期
(三) 慰问信写作注意事项1、注意区别相近文种2、根据行文方向确定语气
4.9 公 示 申 请 书
一、公示
(一) 公示的含义与作用 1、公示的含义 是指各级党政机关、企事业单位和社会团体将有关公共事务向广大群众和社会各有关方面公布，使其周知并征求意见和建议的文书。 2、公示的作用 公示是各种社会组织与人民群众及社会各有关方面之间密切联系的桥梁和纽带。
(二) 公示的特点与种类 1公示的特点 (1)政治性(2)公开性 (3)诉求性 (4)单纯性 (5)广泛性
2、公示的种类(1)按内容性质分类 领导干部任前公示、机构设置与有关事项公示、行政执法信息公示、机构服务与价格公示、工程项目与采购事项公示、评比检查活动结果公示等。(2)按发布载体分类 公告栏公示、大众传媒公示等。
(三) 公示的写作1、标题一般由发布单位名称＋公示内容＋文种名称组成；也可由公示事项＋文种名称构成。 2、正文（1）公示缘由 （2）公示事项（3）公示结语3、署名及日期
(四) 写作公示的注意事项 1、文旨单一，主干突出2、客观陈述，用语平实
二、申请书
(一) 申请书的含义 申请书是个人或集体向组织表达愿望，或向有关部门及领导提出某种要求时使用的一种文书。
(二) 申请书的写作1、标题2、称呼 3、正文 申请的缘由和具体事项。4、结尾与落款 结尾多为期复语，用语简洁地表明对回复和批准的期盼。
(三) 申请书写作注意事项1、要素齐全 三要素:申请的事情是必要的，申请的理由是充分的，申请的条件是具备的。 2、事由具体 3、语言简明
第五章 专用文书写作
5.1 自 荐 信
一、自荐信的涵义 是用来向组织或用人单位推销、介绍自己，以求得有关组织和用人单位接受或录用自己的一种专用书信。
二、自荐信的写法1、标题 2、称呼3、正文①写明自荐者的基本情况②自荐的事实③介绍自己的综合素质和能力④表明自我推荐的信心4、结尾
三、自荐信的写作要求1、要有明确的目标。2、介绍自己的情况应客观真实、实事求是。3、态度应诚恳谦虚，用语简要，注意礼貌用语。4、要扬长避短。
5.2 意 向 书 合 同
一、意向书
（一）意向书的涵义 是经济活动、生产活动、工作活动和日常活动中当事人之间开展业务达成的书面协议，是记载双方合作愿望或初步设想的备忘录性质的文书。
（二）意向书的特点 1、内容不具体2、不具备法律效力 3、体式简易
（三）意向书与合同的区别 意向书是合同的前奏 1、形成时间不同2、具体内容不同 3、效力不同
（四）意向书的写法1、标题一般由项目名称＋意向书构成 2、正文①前言A. 签订意向书的单位名称及主要代表人姓名，并注明简称甲、乙方。 B. 双方在何时何地就何问题进行了洽谈和探讨。 C. 写明当事人“一致同意在平等互利的基础上”达成某个方面的意向。 D. 还可写明签订意向书的目的。②主体 主要包括双方意向的主要内容。 ③结尾 “本意向书一式两份，甲乙双方各执一份。 3、签署
二、合同
（一）合同的涵义 是平等主体的自然人、法人、其他组织的当事人双方或数方为实现某种目的而共同商议订立、变更、终止民事权利义务并具有法律效力的文书。
（二）合同的种类1、按业务性质和不同内容分为：买卖合同；供用水、电、气、热力合同； 赠与合同； 借款合同；租赁合同； 融资租赁合同；承揽合同； 建设工程合同；运输合同；技术合同；保管合同；仓储合同；委托合同；行纪合同；居间合同。2、按合同的有效期限分为： 长期合同（有效期限在1年以上）短期合同（有效期在1年以内） 3、按书写形式分为： 条文合同、表格式合同、表格条文结合式合同。
（三）合同签订的注意事项 1、合同当事人可以是公民，也可以是法人或其他组织。2、合同的内容 ①当事人的名称或姓名和住所；②标的；③数量；④质量；⑤价款或报酬；⑥履行地点、期限和方式；⑦违约责任；⑧解决争议的办法。 3、合同的形式 4、要约、承诺
5、缔约过失
（四）合同法的基本原则1、平等、自愿原则。2、公平、诚实、实用原则。3、守法，不得损害社会公共利益的原则。4、依法成立的合同对当事人具有法律约束力的原则。
（五）合同的写法1、标题2、正文（1）写明订立合同双方的单位名称，代表人姓名（2）开头。“经双方协商签订本合同，共同遵守以下条款”，“根据《中华人民共和国合同法》的有关实施条件，经双方协商一致签订合同如下”（3）议定条款。 ①标的是合同双方当事人共同发生权利义务所指的对象。 ②数量和质量 ③价款或酬金 ④履行的期限、地点和方式⑤违约责任 ⑥解决争议的办法 ⑦其他条款 ⑧有限期限 ⑨文本份额与保存⑩附件3、署名 4、日期5、公证者
5.3 起 诉 状
一、起诉状的涵义 是当事人为了自身的合法权益，请求人民法院依法裁决的书面文件或诉状文书。
二、起诉状的特点 1、是针对对方当事人的侵权行为、违法行为或其他轻微犯罪行为而提起的诉讼文书。2、是因当事人受到不法损害而要求赔偿或请求法律保护其合法权益的诉讼文书。3、是在列举事实和具体法律依据的前提下，送请各级一审人民法院予以裁判的诉讼文书。
三、起诉书和起诉状的区别 起诉书是检察机关对刑事案件的犯罪嫌疑人依法向人民法院提起公诉的法律文书。 1、起诉状的作者是自然人或法人；起诉书的作者是国家检察机关。
2、起诉状提起诉讼的案件是以民事案件和行政案件为主；起诉书提起诉讼的只能是刑事案件。3、起诉状是维护公民或法人自身的合法权益不受侵害；起诉书是检察机关代表国家揭露和指控被告人的犯罪行为。
四、起诉状的种类1、民事起诉状2、刑事自诉状3、行政起诉状
五、起诉状的写法1、首部①标题②当事人的基本情况2、正文①请求事项②事实和理由
3、尾部
5.4 答 辩 状
一、答辩状的涵义 是刑事、民事、行政案件的被告人或被上诉人针对原告人的起诉状或上诉人的上诉状列举的事实与理由、请求，在法定期限内进行答复和辩驳的一种应用文。
二、答辩状的种类 1、民事答辩状 2、刑事答辩状3、行政答辩状
三、答辩状的写法1、标题 写明答辩状的性质和审级。刑事（民事、行政）答辩状；刑事（民事、行政）被上诉答辩状。如果属于答辩结合反诉的，写明“答辩及反诉状”。
2、答辩人身份等基本情况 3、答辩案由 ①一审答辩状。
“由于×××（原告）诉答辩人×××（案件性质）一案，现答辩如下”。
“你院××××年×月×日××字第××号送达诉状副本通知书及诉状副本收到，现就起诉状的所述各点答辩如下”。 ②二审答辩状。
“上诉人×××因不服××人民法院×年×月×日××字第×号刑事（民事、行政）判决，提起上诉，现就上诉状所述各点答辩如下”。
“接到上诉人××的上诉状副本，现答辩如下”。 ③提起反诉。
“接到原告（或上诉方）×××起诉状（或上诉状）副本，现提出答辩和反诉如下”。
4、答辩理由和请求5、结尾“此致××人民法院” 6、附项 写明本状副本份数，物证件
数，书证件数，证人姓名、住址。
5.5 调 查 问 卷 策 划 书
一、调查问卷
(一) 调查问卷的含义与种类1、调查问卷的含义 调查问卷是调查者根据调查目的与要求，设计出的由一系列问题、备选答案及说明等组成的向被调查者搜集资料的应用文。 2、调查问卷的种类 (1)按调查方法分 访问调查问卷、座谈会调查问卷、邮寄调查问卷和电话调查问卷等。(2)按填写方式分 自填式问卷和代填式问卷。
(二) 调查问卷的设计原则与基本结构 1、调查问卷的设计原则 (1)以调查目的为旨归
(2)表述应简明扼要、通俗易懂 (3)便于进行定量、定性分析 (4)确保所获信息量充足 2、调查问卷的基本结构(1)标题(2)前言 (3)主体 (4)结束语
(三) 调查问卷的写法1、问题项目的设计 (1)问题类型的确定①开放型问题不提供预设的答案，被调查者可以针对所提问题自由回答，没有任何限制。 ②封闭型问题 将问题的答案列出，由被调查者根据自己的意愿进行选择。 (2)问题排列顺序的确定①先易后难 ②符合逻辑 ③开题置尾 2、回答项目的设计 (1)两项选择法(2)多项选择法①单项选择型 ②多项选择型 ③限制选择型
(四) 调查问卷写作注意事项 1、提问应明确、具体2、用词要确切、通俗和避免歧义3、忌用冗长复杂的句子4、避免诱导性提问5、避免提敏感性问题 6、避免否定形式的提问
二、策划书
(一) 策划书的含义与作用1、策划书的含义 指对一定的行为、活动的目标、内容、实施方法、操作步骤等进行预先的分析、论证、设计、规划和评估的专用文书。
策划书的形成： 调查研究———策划创意———制定策划方案 2、策划书的作用 (1)行动指南 (2)评估依据 (3)参考文献
(二) 策划书的特点与种类 1、策划书的特点 (1)程序性(2)可行性 (3)创意性 2、策划书的种类 企业战略策划书、融资策划书、 管理策划书、市场营销策划书、广告策划书、公关策划书、 品牌策划书、形象策划书、 旅游策划书、新闻策划书、影视策划书、活动策划书等等。(三) 策划书的写法
1、策划书的内容要素一般包括8个要素，通常用“5W 、2H 、lE ”概括。What(什么) ——策划的目标是什么？Why(为什么) ——策划的依据是什么?Who(谁) ——策划者、策划的对象、策划实施者？Where(哪里) ——策划实施的地点?When(时间) ——策划实施的时间以及策划括动的日程安排?How(怎样) ——策划的方法、步骤和表现形式如何？
How much(多少花费) ——策划涉及的资源状况、预算情况？ Effect(效果) ——效果预测。
2、策划书的基本结构(1)封面 ①策划的名称 公文式标题，如《郑州市高校“小灵通”市场推广策划书》、《大连城市广场广告策划案》；正副标题，如《茶中岁月，水样情怀——“边城水恋”中国茶文化现场展示周末活动会企划操作方案》。 ②策划者③策划日期 ④策划书的编号 (2)正文 ①摘要 ②目录 ③幕划方案主体内容。
前言：简要说明策划项目的背景和经过
项目背景：是对活动背景的分析。是对调研结果的梳理、表述。
策划目标
策划主题及创意
策划实施的具体步骤
预算：预算一般包括行政开支和项目开支
前景预测
策划的关键环节
(3)附录 ①可供参考的文献与案例 ②备选方案③其他
(四) 策划书写作注意事项1、主题单一、项目精要 2、切实可行，备多用寡3、求真务实、切忌臆断4、版本不同、内外有别
5.6 申 论 毕 业 论 文
一、申论
(一) 申论的涵义与作用 1、申论的涵义“申论”原出于孔子的“申而论之”，本义为申述、申辩、论述、论证。 现代文书的申论，是一种针对有关材料进行引申论述的文本。申论写作是国家公务员录用考试中的一项笔试科目。2、申论的作用 申论的用途就在于应试。 “主要测查应试者对给定资料的阅读理解能力、分析归纳概括能力、提出和解决问题能力，以及文字表达水平”。
(二) 申论的特点1、所供材料具有通识性2、测试目标具有针对性 3、测试内容具有综合性
(1)考查应用能力(2)考查思维能力 (3)考查全面知识4、作答方式具有灵活性
(三) 申论的构成及写作原理 1、申论考试内容设计原理2、申论试题的内容结构 3、申论考试的答题形式 (1)概括问题 (2)提出对策 (3)申明看法 4、申论考试的解题环节和方法 (1)读解环节 对给定材料进行阅读、审视、分析、理解、把握，以确定材料反映的主要内容、主要观点、主要问题。 首先，审读材料要全面。 其次，要揣摩命题意图。 再次，要注意材料问题与社会热点的相互联系。(2)揭题环节 这一环节的任务是概括材料的主题。 (3)拟案环节 即提出对策的环节 (4)论证环节 进行论证是申论考试最重要的环节。
(四) 申论的写法
1、揭题部分的写作(1)考试要求 ①字数的限定 ②范围的限定 ③内涵的限定 ④角色的限定(2)解读方式①勾画主要词句 ②确定主干成分 ③组合语句反映主旨(3)揭题形式 可采用模式化的揭题形式：“总括句+分述句+道理”①总括句 用一句话对全文主要问题进行高度概括。 句式模型为：“这是一篇关于主语+事件1+事件2+事件3的文体。” 如：“这是一篇关于纯净水广告论战的报道。 ②分述句 将总括句中涉及的内容，分条列项地表达出来。
※环节分析法 如：“„这是一篇反映医药行业药价虚高情况的报道(总括句) 。„生产厂家的定价，中间商层层加价，医生或医院为了自己的利益给病人开高价药，病人购买高价药品(分述句) 。‟”
※参与方分析法 如：“„这是一篇关于中国的10家生产企业应对美方反倾销起诉取得成功的案例(总括句) 。‟„成本低廉的中国苹果汁进入美国市场，引起美方不满，美方提出反倾销调查起诉。中方积极应诉，充分发挥有利因素，赢得了诉讼的胜利，保护了中方苹果汁生产企业的利益(分述句) 。‟”
※链式分析法 如：“„这是一篇关于我国9家彩电企业结盟限价销售彩电的报道(总括句) 。‟„9家彩电企业深圳结盟之后，国家有关部门对此提出了质疑，专家认为价格联盟是变相垄断，消费者对此无动于衷，结盟商家内部意见也不统一，最终导致彩电限价失败(分述句) 。‟”
※类型分析法 如：“„这是一篇关于我国玩具市场的调查报告(总括句) 。‟„调查表明：我国的玩具消费拥有难以估量的发展潜力。家长望子成龙心切，愿意为孩子买更多的玩具。但调查还表明，我国的成人玩具市场基本是一片空白，到目前为止，还未出现专门生产玩具的企业，存在着巨大的商机。玩具的开发和销售面向成人，是世界玩具行业的新热点(分述句) 。‟”
※关键词分析法 对给定的材料进行概括，把材料中出现频率高的词语罗列出来，然后结合材料中的事实或观点把它们串联起来。
2、拟案部分的写作(1)考试要求 “用不超过350字的篇幅，提出解决给定资料所反映问题的方案。要有条理地说明，要体现针对性和操作性。” ①字数的要求 ②解题的要 ③方案的要求 (2)答题步骤 ①勾出要点 ②把握条件 ③提出方案 (3)答题方法 ①分层法 第一层次：转变观念，改变现有的……观念；通过……，树立 ……观念。
第二层次：建立……制度(体制) ……。
第三层次：加强……管理(具体行为) 。
②职能分类法 通常情况下，都是“企业应当做些什么”、“政府应当做些什么”、“法律做些什么”、“个人应当做些什么”的方式。 ③核心元素分析法 ④参与方分析 ⑤焦点问题分析法 3、论述部分的写作
(1)考试要求 “就给定资料反映的问题，用l200字左右的篇幅，自拟标题进行论述。要求中心明确，内容充实，论述深刻，有说服力” ①文体要求 ②论述内容③中心明确 ④内容充实 ⑤论述深刻 ⑥有说服力 ⑦具有规范性(2)写作步骤 ①抓住要点 ②提炼观点 ③选材布局④文字表述 (3)具体写法①标题的写法
陈述式标题： 可以揭示内容，如《关于MBA 的思考》；也可以表现主旨，如《加快“针对医院”的改革》、《要敢于和洋人打官司》、《“三讲”教育绝不允许走过场》设问式标题： 如《我们能承受多大的噪声？》②正文的写法 提出问题：要开门见山、简明扼要。一般采用材料中提供的事实材料或理论来提出问题。 分析问题：要有逻辑性，按照由此及彼、由表象到本质、由微观到宏观、由特殊到一般的方式进行。 解决问题：要紧承分析问题的步骤，前后要照应。
二、毕业论文
（一）毕业论文的涵义 是高校学生毕业之际在教师的指导下，运用所掌握的基础理论、专门知识和基本技能研究或解决本学科领域的某一具体问题，并以此为内容撰写而成的学术论文。
（二）毕业论文的特点与种类 1、毕业论文的特点 ①创见性 指论文作者的见解、观点具有独到之处，是在某一学科领域内对某个问题的研究有所发现、有所发展 ②客观性 首先，指毕业论文所研究的对象或问题必须是客观存在的。其次，指毕业论文应实事求是。 ③理论性 毕业论文所反映的对事物的认识必须是理性认识，并且以逻辑化的方式即概念、判断、推理(归纳、演绎等) 的形式予以严密表述。 上述三点综合起来，即所谓学术性。学术性是毕业论文的本质特征。2、毕业论文的种类 ①按内容划分 自然科学技术毕业论文； 社会科学毕业论文。 ②按对象和方法划分 理论型毕业论文：以通过理论分析得到的科研成果为内容撰写的毕业论文。观测型毕业论文：采用观察、考察等为主要研究方法，以所得的科研成果为内容撰写而成的毕业论文。 实验型毕业论文：采用实验为主要研究方法，以实验的内容或结果为内容撰写的毕业论文。③按学位划分 学士论文；硕士论文；博士论文。
（三）毕业论文的写法
GB7713—87《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》
GB7714—87《文后参考文献著录规则》。
国标规定：论文的编写格式由前置部分、主体部分、附录部分、结尾部分构成。
国标规定：论文的前置部分应有封面、封二、题名页、变异体、题名、摘要、关键词等主要项目。
主体部分是毕业论文的主干和重点，一般由引论、本论、结论、致谢、参考文献等项目构成。
（一）前置部分 1、题名 国标规定：“题名的制作应以最恰当，最简明的词语反映论文中最重要的特定内容的逻辑组合。”2、作者及工作单位 3、摘要
摘要应具备独立性和自含性，即不阅读论文的全文，就能获得必要的信息。 摘要的写作一般采用省略第一人称的一段式结构。 摘要的字数不宜超过200—300字。 4、关键词 每篇论文应选取3—8个关键词，以显著的字符另起一行，排在摘要的左下方，词与词之间空一格，不打任何标点符号。
（二）主体部分 1、引论 简要说明研究工作的目的、范围、相关领域内前人工作情况和存在的知识空白、研究设想及采用方法、预期结果或研究工作的意义等。 2、本论 （1）理论型毕业论文的本论 常以通过假说和逻辑推理提出中心论点，再采用分论点逐一进行论证或证明其正确性或谬误性；或是提出某一问题或现象，然后进行论证，得出其本质或发展规律；或是提出某个定理或定义，逐层深入进行论证。 （2）观测型毕业论文的本论 常以叙述和讨论两部分构成。（3）实验型毕业论文的本论 一般由材料、方法与结果三部分构成。 3、结论 结论是论文最终的、总体的结论。可以是研究的结果说明了什么问题，反映出什么性质，得到什么规律；或本研究有什么创新性及其产生的价值或相关的意义等。 结论的写作应该做到完整、确切、准确、精练。 4、致谢 5、参考文献表 在编著毕业论文的参考文献表时，较多采用顺序编码制。（1）文中注释 按照文献在文中引用的前后为序，用阿拉伯数字在引文末尾的右上角进行连续编码，并用方括号括上。 如：“谭丙煜教授说：„正文是论文的主体。‟[2]”如果某一引文是引自同一作者的几篇文章，只需将各篇文献的序号在方括号内全部列出，各序号间用“，”隔开。如遇连续序号，可标注起止序号。 如：“华罗庚多次提出优选法的重要性[2,21-25]”。（2）单条参考文献的著录 ①参考文献为专著的著录格式 其格式为：序号，空一格，作者姓名，句点，书名，句点，版本，句点(注意：第一版不著录) ，出版地，冒号，出版者，逗号，出版年，句点，页码。 例如：1 林心治. 应用文写作教程. 重庆：重庆大学出版社，2006. 45 ②参考文献为专著中析出文献的著录格式 专著中析出文献指从某文集中引用了其中一篇文章中的内容作为参考文献。 其格式为：序号，空一格，析出责任者姓名，句点，析出题名，句点，加“见”字，冒号，原文献责任者，句点，原文献题名，句点，版本，句点，出版地，冒号，出版者，逗号，出版年，句点，在原文献中的页码。例如：3 王晓明. 毕业论文的答辩艺术. 见：司有和. 科技写作论文集. 合肥：中国科技大学出版社，1991.205—209③参考文献为连续出版物中析出文献的著录格式 其格式为：序号，空一格，析出责任者，句点，析出题名，句点，原文献题名，逗号，出版年，期，括号，冒号，页。 例如：2 赵平．学术论文的话言表达技巧. 应用写作，2006(1)：62（3）参考文献表的编制
(四) 毕业论文写作注意事项
1、选题恰当 选题原则是：客观上有学科价值和主观上有基本条件。
2、扎实规范 扎实是指有丰富、详实的材料。规范有两重含义：其一是指行文格式规范，特别是参考文献表的编排须符合规范； 其二是指严守学术道德规范，严谨治学、杜绝剽窃。
3、科学表达其一，讲求理性思维，通过严密的逻辑推理过程来论证要表达的学术观点； 其二，使用析理性语言，对论点、论证过程的表述，均应具有概括性、抽象度，用语精练、准确、学理化。
第六章 规章文书写作
6.1 章 程 办 法
一、章程
(一) 章程的涵义 章程是政党、社会团体对其基本性质、宗旨任务、组织机制、活动规则等方面和企事业单位对其有关业务工作制定的规范性文书，是一种根本性的规章制度。
(二) 章程的特点与种类 1、章程的特点 (1)稳定性 (2)约束性 2、章程的种类 (1)组织章
程 如《中国共产党章程》、《××公司章程》、《××基金会章程》等。(2)业务工作章程 如《××学院办学章程》、《招生简章》、《招工简章》等。
(三) 章程的写法1、组织章程的写法 (1)标题 由章程制发者名称和文种组成，如《重庆市写作学会章程》。(2)签署 (3)正文 多采用“章条式”格式，由总则(总纲) 、分则、附则三部分组成。2、业务工作章程的写法 标题一般由制发者、事项、文种(常称为简章) 构成，也可省略制发者。正文多采用前言加条款的格式。正文之后署明制发单位名称和日期。
(四) 章程写作注意事项1、合法合理，全面周密2、条理清晰，表达准确
二、办法
(一) 办法的涵义 办法是为贯彻有关法律法规、方针政策或对某项工作、某一事项提出具体的处理原则、实施程序、方法措施的规范性文书。
办法与规定的区别：1、规定既是党的机关公文，又是法规、规章，办法则只属于后者；2、规定相对要原则、概括一些，办法则比较具体，侧重于做法措施，可操作性更强； 3、办法的强制性和约束力也不及规定。
※办法经法定公文(命令、公告、通知、批复) 加以发布后生效。
(二) 办法的特点与种类1、办法的特点 (1)原则性与具体性结合 (2)规定性与指导性结合
2、办法的种类 (1)法规政策性办法 如《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《××市外商投资企业审批办法》 (2)事务性办法 如《××公司员工考勤管理办法》。
(三) 办法的写法 1、标题 一是由适用范围(或制发机关) 、主要内容、文种组成，如《国家行政机关公文处理办法》； 二是由内容与文种组成，如《麻醉药品管理办法》。 2、签署 法规或政府规章的办法，较多采用题下签署(题注) 的形式；
6.2 规 则 制 度
一、规则
(一) 规则的涵义 规则是国家机关、社会团体、企事业单位对一定范围内的某项具体工作或某种活动作出规范性要求的规章文书。
(二) 规则的特点与种类1、规则的特点 (1)条文性 (2)约束性 2、规则的种类 (1)行政规则 如公安部发布的《高层建筑消防管理规则》 (2)部门规则 如《电工实验室操作规则》
(3)行业规则 如《羽毛球比赛规则》
(三) 规则的写法 1、标题 一般由“执行范围十内容+文种名称”组成。 如《非经营性单位财务审计规则》 2、正文 一般有两种：一是条列式，一是三则式。 3、制订单位和制订时间 一种是以公文题注的形式将制订单位(或通过的会议) 和制订(或会议通过) 的时间标注于标题正下方加圆括号。 一种是以落款的形式标注于正文之后右下方。
(四) 规则写作注意事项1、合法有效2、条理清楚
二、制度
(一) 制度的含义 制度有广义和狭义之分。 广义可指一切规章文书。狭义是指规章文书中的一个具体文种。制度是国家机关，社会团体，企事业单位为建立某项工作或某项业务活动的稳定的工作秩序，形成系统的管理模式而制订的规章文书。
(二) 制度的特点与种类 1、制度的特点(1)系统性 (2)约束性 2、制度的种类 (1)行政制度 如《行政单位定期审计制度》。 (2)部门制度 如各单位制订、实行的财务管理制度、安全生产制度、人事管理制度等等。
(三) 制度的写法 1、标题 通常由适用对象范围，制度内容与文种名称三部分组成。如《××公司财务管理制度》。也可省略适用对象范围，如《产品质量检验制度》、《工艺规程管理制度》。 2、正文 一是条列式，一是三则式。 3、制订单位和制订时间 一是以公文题注形式标注于标题正下方加圆括号； 二是以落款形式标注于正文之后右下方。
(四) 制度写作注意事项 1、合法有效、条理清楚2、系统完整、严谨周密
《应用写作》考试重点
第一章 应用写作概述
一、应用写作的萌芽时期；应用文文体成型和文书制度建立的时期；应用文理论建立的时期；应用文由古体到新体的变革始于辛亥革命后南京临时政府时期；国务院新《办法》发
布时间。
二、甲骨刻辞、《尚书》出现的时期及其标志性意义(抓住“最早”这一关键点) 。“公文”称谓出现于两汉时期；“应用文”称谓出现于北宋时期，迄今所见最早提出“应用文”这一称谓的是苏轼。
三、出现于魏晋南北朝的应用文理论著作：曹丕《典论．论文》、陆机《文赋》、挚虞《文章流别论》、刘勰《文心雕龙》等；挚虞《文章流别论》是我国第一部文体学专论。
四、应用文的特点(4点) ；应用文最根本的特点(本质属性) 是实用性。
五、应用文写作对主旨的要求；应用文结构的特点；对应用文语言的要求；最常见“书面辅助”语言有哪些?
六、应用文常用的三种表达方式；叙述的主要方式；代表第一人称(我) 、第二人称(您) 、第三人称(他、他们) 的词语。
七、本教材对文书的分类：法定文书、事务文书(用于公务，也有用于私务的) 、专用文书(含经济文书) 、规章文书，熟悉各类中主要文种名称。
八、能改正本章简短的“改错题”中的错误。
第二章 公文写作基础知识
一、国务院《办法》对行政公文的定义(要点是“法定效力”与“规范体式”) ；公文的主要特点。
二、党政公文共18个文种，其中行政公文特有4种，党的公文特有5种，党政均有的9种，识记各文种名称；主要的上行文和平行文文种。
三、13种行政公文的名称及适用范围，能准确使用于有关事项中(重点是决定、意见、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函) 。
四、公文格式(眉首、主体、版记三部分) 中各要素(项目) 名称、所在位置及标识要求。标识要求重点是：份号(机密、绝密公文必须标明份号) ；秘密等级；紧急程度；签发人(上行文必须标注) ；主送机关位置；版记由哪三个部分组成。
五、标题的构成(完全式标题的三个组成部分) ；发文字号三要素及正确写法；成文日期如何确定，行政公文的成文日期应用小写汉字。
六、公文语言的特点；引用公文应先引标题后引发文字号。
七、能改正本章“改错题”中的错误。
第三章 法定公文
一、并非各级机关单位都可以用命令行文。
二、意见可以上行、平行、下行(上行多用于提出建议) 。
三、公告与通告一般不标识主送机关。通告分为周知性通告与规定性通告，规定性通告具有强制性和约束力。
四、通报的种类(三种) ，通报的主要特点是典型性和教育性。
五、报告的主要特点是陈述性和汇报性，报告中不得夹带请示事项。
六、请示的主要特点是期请性，请示应一文一事，只写一个主送机关，应在“附注”处注明联系人与电话，请示不能抄送给下级机关。
七、批复是被动行文(有请示才有批复) ，注意“批复引据”的写法。
八、函是主要的平行文，函的分类。会议纪要不加盖印章。
九、公报、指示、决议、条例、规定这五个文种是党的公文文种，行政公文中无这些文种。
十、掌握常用公文的写法，能撰写下列公文：通告、通知（会议通知）、请示、批复、通报、函（商洽函、答复函）。
十一、能改正本章简短的“改错题”中的错误。
第四章 常用事务文书
一、事务文书的主要种类(以教材所列为限) 。
二、简报的特点；报头“四要素”及其位置。
三、计划的各种名称、主要特点(目标预设性) 、正文主体“三要素”。
四、总结的主要特点(回顾性、理论性) 、“四部式”总结正文的核心内容(四个方面) 。总结、调查报告的人称。
五、述职报告的主要特点(自述性) 。感谢信的作用(表示感谢并有表扬作用) 。
六、启事的特点。理解启事、声明、公示的含义与用途。
七、能撰写感谢信、贺信、慰问信。
第五章 专用文书
一、意向书的特点。
二、订立合同的原则，合同的主要条款（能解释“标的”) ，合同的基本结构。
三、起诉状的种类与适用范围（能根据实例确定使用何种起诉状) ，起诉状的结构项目及顺序（主要是正文部分）。
四、自荐书的写作重点是“能力业绩”。
五、申论主要用于国家公务员考试。
六、能撰写买卖合同、自荐书(信) 。
第六章 规章文书
一、规章文书的常用文种(规定、办法、章程、规则、制度) 。
二、规定、办法既是法规名称又是规章名称。
三、规章文书正文以“条”为基本表述单位。
四、规章文书不是法定公文，应用法定公文加以发布，经法定公文发布后便具有法定约束力。
※考试作文
大作文：买卖合同、自荐书、请示、感谢信。
小作文：函（商洽函、答复函）、通知（会议通知）、通告、批复。